امروزه با گسترش فضای رقابتی کسب و کارها و توسعه راهکارهای جذب مشتری و یا جلب رضایت آنان و همچنین افزایش فروش در سازمان، داشتن یا خرید نرم افزار CRM جامع جهت مدیریت ارتباط با مشتریان و سامان‌دهی خدمات، یکی از اصلی‌ترین اقداماتی است که مدیران مشاغل و کسب و کارهای مختلف باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند. تا جایی که شاید بتوان گفت عدم استفاده از نرم‌افزار‌های مدیریت مشتریان، ممکن است در طی مدتی نه چندان طولانی فاصله‌ی زیادی بین شما و رقبای کاریتان ایجاد کند. البته این فاصله یک جاماندن از بازار خواهد بود و نتیجه آن حذف شما از بازار رقابتی خواهد بود.

در ادامه قصد داریم به معرفی یکی از پرکاربرد‌ترین و به‌روز‌ترین راهکار‌هایی که می‌توانید از آن برای توسعه‌ی سیستم مدیریت مشتریان، و در نتیجه افزایش راندمان کار و فروش استفاده کنید بپردازیم. با ما همراه باشید تا نگاهی دقیق به راهکار هوشمند ” نرم افزار CRM ویپینگ ” بیاندازیم.

نرم افزار CRM چیست و چگونه باعث افزایش فروش سازمان می‌شود؟

پیش از هر توضیحی بهتر است پاسخ سوال ” CRM چیست ؟ ” را بدهیم. واژه‌ی CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management است و به معنای ” بهترین CRM مدیریت ارتباط با مشتریان ” می‌باشد. این سرویس در حقیقت یک ابزار بسیار کاربردیست که با مجموعه‌ای از قابلیت‌ها بهترین CRM و امکاناتی که دارد، به شما کمک می‌کند تا کلیه ارتباطات خود با مشتریانتان را در مرحله‌ی اول ثبت، و سپس مدیریت و در آخر تحلیل نمایید.بهترین CRM

به عبارت دیگر نرم افزار CRM یک دستیار تمام عیار برای تیم فروش، پشتیبانی و … می‌باشد که به آن‌ها کمک می‌کند بهترین CRM تا تعاملی بسیار باکیفیت و بی‌نقص با مشتریان شرکت داشته باشند. طبیعتا این تعامل باکیفیت در مدت زمان کوتاهی مشتریان وفادار و ثابتی برای شما به ارمغان خواهد می‌آورد و راندمان بهترین CRM کار و میزان فروش سازمان شما را متحول می‌کند.

نتایج آماری به دست آمده از خرید CRM برای کسب و کارها

پس از پاسخ به سوال CRM چیست و اشاره به کاربرد این نرم افزار، وقت آن رسیده که به بررسی نتایج آماری خرید CRM برای کسب و کار‌ها که توسط سایت‌ها و موسسات معتبری همچون GetBase، Forrester Research، CSO Insights، Nucleus Research و … ارائه شده‎‌اند، بپردازیم.

افزایش ۳۰۰ درصدی نرخ تبدیل سرنخ‌های فروش

نرم افزار CRM می‌تواند با کمک امکانات و ابزارهایی که در اختیار کارشناسان فروش سازمان شما قرار می‌دهد، نرخ تبدیل مشتریان سازمان را تا ۳۰۰% افزایش دهد.

۴۱ درصد افزایش درآمد کارشناسان

با خرید نرم افزار CRM برای سازمان، میزان درآمد کارشناسان فروش سازمانتان تا ۴۱% افزایش خواهد یافت.

۴۰ درصد افزایش دقت و پیشبینی

استفاده از نرم افزار CRM می‌تواند تا ۴۰% دقت پیشبینی کارشناسان سازمان شما را افزایش دهد.

۷۷ درصد افزایش رضایت مشتریان

با استفاده از نرم افزار CRM، رضایت مشتریان که یکی از مهم‌ترین اهداف هر سازمان می‌باشد تا ۷۷% افزایش خواهد یافت.

۳۴ درصد افزایش بهره‌وری

با به کارگیری نرم افزای CRM در سازمان، میزان بهره‌وری واحد فروش مجموعه‌ی خود را تا ۳۴% افزایش دهید.

۵۶ درصد افزایش سرنخ‌های جدید فروش

به کمک نرم افزار CRM، حفظ مشتریان وفادار سازمان و به دست آوردن سرنخ‌های جدید تا ۵۶% بیشتر خواهد شد.

۶۹ درصد افزایش سرعت فرایند‌های سازمانی

خرید نرم افزار CRM می‌تواند تا ۶۹% سرعت فرایند‌های سازمانی شما را بالا ببرد.

افزایش نرخ تبدیل

افزایش رضایت مشتریان

افزایش دقت

افزایش بهره‌وری

نرم‌افزار CRM هوشمند ویپینگ، دستیار شما در واحد فروش

شاید بتوان گفت تلفن گویا بی‌نظیرترین قابلیتی که قطعا می‌تواند مورد توجه بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارها قرار گیرد، قابلیت دستیار هوشمند این تلفن گویا نرم افزار CRM می‌باشد. در CRM هوشمند ویپینگ شما یک دستیار خبره و تمام عیار خواهید داشت که به کمک تلفن گویا هوش مصنوعی که برای آن در نظر گرفته‌ایم، به صورت خودکار رفتار مشتریان و کارشناسان تلفن گویا سازمان شما را مورد ارزیابی قرار داده و با بررسی این داده‌ها پیشنهاداتی برای افزایش تلفن گویا فروش و بهبود عملکرد سازمانتان خواهد داد.

سامانه CRM هوشمند ویپینگ، طراحی شده بر اساس سیستم قیف فروش در مدل بازاریابی AIDA

به طور کلی ساختار عملکرد این CRM جهت مدیریت نرم افزار CRM مشتریان و سیستم فروش شرکت بر اساس ساختار قیف فروش مدل آیدا طراحی نرم افزار CRM شده است. همانطور که در تصویر زیر نیز مشاهده می‌کنید، شما می‌توانید وضعیت سرنخ‌های خود در تمامی مراحل تبدیل یک نرم افزار CRM فرد به یک مشتری واقعی توسط قیف فروش آیدا را در این سیستم ثبت کرده و به کمک امکانات و ابزارهایی که نرم افزار CRM در این نرم افزار تعبیه شده است، تمامی نرم افزار CRM سرنخ‌های مذکور را مدیریت کنید.

در صورتی که در مورد ساختارنرم افزار CRM و عملکرد قیف فروش آیدا اطلاعاتی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم نرم افزار CRM که حتما مقاله‌ی ” قیف فروش آیدا ” را مطالعه نمایید.

ارتباطات برخط در CRM ویپینگ

از جمله کلیدی‌ترین ویژگی‌های CRM ویپینگ می‌توان به قابلیت همگام‌سازی حرفه‌ای این نرم‌افزار با پشتیبانی VOIP سیستم‌های تلفنی ویپ اشاره نمود. با انجام این همگام‌سازی شما علاوه‌بر تمامی امکانات یک سیستم مدیریت مشتریان حرفه‌ای و هوشمند، به امکانات دیگری مانند سامانه‌ی ارتباطات پشتیبانی VOIP برخط ویپینگ دسترسی خواهید داشت.

سامانه ارتباطات برخط در حقیقت یک ویژگی پشتیبانی VOIP کاملا منحصر به فرد و حرفه‌ای است که می‌تواند جایگزین مناسبی برای Skype For Business باشد. سیستم ارتباطات برخط به شما این امکان را می‌دهد که از طریق صفحه وبی که در اختیار دارید به امکاناتی مانند تماس صوتی و تصویری، چت درون سازمانی،پشتیبانی VOIP اشتراک فایل، اشتراک صفحه دسکتاپ، اشتراک وایت‌برد و … دسترسی داشته باشید. به عبارت دیگر، به کمک این ویژگی تمام کاربران سازمانتان علاوه‌بر نرم‌افزار CRM، پشتیبانی VOIP به یک پنل جامع ارتباطی برای برقراری تماس‌ از طریق سیستم تلفنی ویپ مجموعه نیز دسترسی خواهند داشت که این امر باعث افزایش سرعت گردش کار و پویایی در پشتیبانی VOIP سازمان شما خواهد شد.

افزایش فروش با پیگیری‌ها و سیستم یادآوری هوشمند در CRM ویپینگ

از جمله دلایلی که باعث افزایش فروش یک سازمان می‌شود پیگیری منظم و دقیق سرنخ‌های به دست آمده می‌باشد. سیستم یاد‌آوری و پیگیری فروش VoiPing به صورت کاملا دقیق و منظم تمامی اقداماتی که باید برای پیگیری سرنخ‌های فروش انجام دهید را یاد‌آوری کرده و شما را برای افزایش میزان فروش سازمانتان یاری می‌نماید. برخی از امکانات این قابلیت عبارت است از:

• تعیین وضعیت‌های مختلف برای سرنخ‌ها
• امکان یاد‌آوری زمان پیگیری از طریق ایمیل, SMS و تلفن
• امکان تعیین کارشناس فروش برای هر سرنخ
• امکان مدیریت و تغییر روند پیگیری و یاد‌آوری توسط مدیران فروش
• امکان ایجاد اطلاع‌رسانی و یاد‌آوری‌ها به صورت دستی
• ….

نرم افزار CRM ویپینگ یک نرم افزار کاملا خودکار و هوشمند می‌باشد که شما را برای افزایش میزان فروشتان یاری می‌کند. این نرم افزار می‌تواند از طریق پنل تحت وب، امکانات و گزارشات بسیار کاربردی در اختیار شما قرار دهد. در ادامه قصد داریم برخی دیگر از ویژگی‌های مهم این CRM حرفه‌ای را مورد بررسی قرار دهیم.

گزارش‌گیری دقیق از سیستم فروش در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان

به کمک بخش گزارشات این CRM می‌توانید انواع گزارشات را از سیستم دریافت کرده و راهکار‌های فروش خود را متناسب با این گزارشات توسعه دهید. برخی از امکانات جذاب این بخش عبارت است از:

• ارائه گزارشات از تمامی پیش‌فاکتور‌های صادر شده و وضعیت آن‌ها
• امکان تهیه گزارش از نحوه عملکرد کارشناسان بر اساس میزان نقد شوندگی پیش‌فاکتور‌ها
• امکان تهیه گزارش از میزان فروش محصولات مختلف برای طراحی راهکار‌های فروش سازمان

صدور فاکتور و پیش فاکتور به کمک نرم افزار CRM ویپینگ

از جمله ویژگی‌های این سامانه می‌توان به قابلیت ثبت فاکتور و پیش‌فاکتور برای مشتریان سازمان اشاره نمود. CRM ارائه شده توسط ویپینگ علاوه‌بر قابلیت ثبت و دسته‌بندی اطلاعات مشتریان به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق پنل تحت وب این محصول، فاکتور و پیش‌فاکتورهایی را برای مشتریان خود صادر کرده و به کمک ابزارهای مربوطه کلیه پیشنهادات مالی، بدهی و پرداخت‌ها را به صورت کاملا حرفه‌ای مدیریت کنید. برخی از قابلیت‌های کلیدی این سیستم عبارت است از:

• تعیین لیست مشتریان و اطلاعات آن‌ها برای صدور سریع فاکتور و پیش‌فاکتور
• تعیین لیست محصولات سازمان شما همراه با جزئیات دقیق برای ثبت سریع فاکتور و پیش فاکتور
• امکان ثبت وضعیت پیگیری و نظر مشتری برای هر پیشنهاد
• امکان ثبت امضا، مهر و …. روی اسناد صادر شده
• امکان خروجی فاکتور و پیش فاکتور به صورت فایل PDF
• امکان دسترسی به تاریخچه اطلاعات مشتری
• امکان محاسبه مالیات به صورت خودکار
• سیستم پیگیری هوشمند پیشنهاد‌های مالی
• سیستم امتیاز دهی به کارشناسان فروش بر اساس میزان پیگیری و فروش
• امکان تعیین اطلاعات سازمان شما به صورت الگوی پیش‌فرض برای صدور فاکتور و پیش فاکتور مانند: نام، آدرس، شماره تماس، اطلاعات مالیاتی و ….
• امکان تهیه گزارش بر اساس مشتریان سازمان و میزان خرید آن‌ها از شرکت شما
• …..

پشتیبانی نرم افزار CRM ویپینگ از API برای ارتباط با دیگر نرم‌افزار‌ها

ما در CRM ویپینگ این امکان را برای شما فراهم می‌آوریم تا برای توسعه راهکار‌های فروش خود، این CRM را به انواع سیستم‌های مالی و حسابداری متصل کرده و این فرایند را به صورت یکپارچه مدیریت کنید.

انعطاف‌پذیری و قابلیت توسعه در CRM ویپینگ

با توجه به توسعه‌ی این نرم‌افزار توسط تیم ویپینگ چنانچه سازمان شما نیاز به ثبت برخی پارامتر‌های خاص در سیستم فروش را داشته باشد، کارشناسان ما می‌توانند CRM را متناسب با نیاز‌های شرکت شما تغییر داده و آن را به صورت سفارشی برای سازمان شما توسعه دهند.

گالری تصاویر CRM ویپینگ

لیست امکانات و ویژگی‌های نرم افزار CRM ویپینگ

1. دستیار هوشمند به همراه هوش مصنوعی
2. سیستم یاد‌آوری و پیگیری خودکار
3. امکان تعریف لیست مشتریان سازمان همراه با جزئیات دقیق
4. امکان تعریف لیست کارشناسان فروش سازمان
5. امکان تعریف اطلاعات دقیق محصولات شرکت
6. سیستم بازی سازی برای کارشناسان فروش
7. سیستم پیش بینی فروش
8. وجود فرایند فروش بر اساس قیف فروش در مدل بازاریابی AIDA
9. سازگاری با انواع مراکز تلفن مبتنی بر VOIP
10. امکان صدور فاکتور و پیش فاکتور
11. امکان گزارش‌گیری دقیق از فرایند فروش
12. پشتیبانی از API برای توسعه فرایند فروش
13. امکان شخصی سازی فرایند‌های سازمان شما
14. …

شماره ویپ یا خط تلفن اینترنتی؟ مسئله این است!

در سال‌های اخیر تنوع خطوط تلفن به شکلی شده است تا هر کسب‌و‌کاری با هر شرایطی کاری بتوانند بنابر نیاز خود خط تلفن مناسبی را برای خود تهیه کند. خط تلفن آنالوگ، خط تلفن E1، خط تلفن هوشمند IN و سیپ ترانک از جمله خطوطی هستند که توسط شرکت مخابرات و شرکت‌های FCP مثل شاتل، آسیاتک، فناوا و … ارائه می‌شوند. سیپ ترانک را با نام‌های دیگر مثل خط تلفن اینترنتی، خط تلفن ویپ و شماره ویپ نیز می‌شناسند. این نوع خطوط ماهیت دیجیتال دارند و با استفاده از آدرس آی پی بر روی بستر اینترنت، وایرلس، زوج سیم یا فیبر نوری به مشترکین ارائه می‌شوند. در این مطلب مقاله قصد داریم به صورت مفصل راهنمای جامع نحوه خرید شماره ویپ را شرح دهیم

منظور از شماره ویپ چیست؟

پیش از آنکه بخواهیم از شماره ویپ بگوییم، بهتر است بدانید که اصطلاح درست این نوع خط “سیپ ترانک” است که به صورت عمومی به آن خط تلفن اینترنتی، خط تلفن ویپ و شماره ویپ نیز می‌گویند. سیپ ترانک یا شماره ویپ را شرکت مخابرات بر روی بستر زوج سیم و فیبر نوری و همچنین شرکت‌های خصوصی با مجوز FCP بر روی بستر اینترنت و وایرلس ارائه می‌کنند. اگر کلمه ویپ برایتان نامفهوم است بهتر است به این تعریف دقت کنید، “ویپ یا VoIP مخفف Voice over IP و به معنای انتقال صدا روی بستر شبکه است” با توجه به اینکه خطوط اینترنتی از طریق آدرس IP به مشترکین تحویل داده می‌شوند، به همین دلیل به آن‌ها خط تلفن ویپ یا شماره VOIP می‌گویند.

شماره ویپ می‌تواند به صورت ۴، ۵ و ۸ رقمی باشد که برای استفاده از این خطوط در صورتی که از مخابرات تهیه شده باشند به یک مودم سیپ ترانک و در صورتی که از یک شرکت ارائه دهنده سرویس خط تلفن با مجوز FCP دریافت شود، نیاز به یک ارتباط اینترنتی یا وایرلس مستقیم از محل شرکت تا شرکت سرویس دهنده خواهد بود.

مزایای خرید شماره ویپ

وابستگی کمتر به سخت‌افزار

خرید شماره ویپ این امکان را به شما می‌دهد که سیستم تلفنی‌تان وابستگی کمتری به سخت‌افزار داشته باشد و برای استفاده از این خط تلفن هزینه کمتری کنید. به طور مثال اگر از خطوط آنالوگ استفاده کنید، برای ارتباط این خط تلفن با مرکزتلفن ویپ نیازمند یک مبدل که به آن گیت‌وی FXO می‌گویند، خواهید بود. با توجه به اینکه خط تلفن اینترنتی یا شماره ویپ از طریق آدرس IP به مشترکین ارائه می‌شود و همچنین از پروتکل استاندارد VOIP استفاده می‌کند، این امکان وجود دارد که بدون خرید سخت‌افزاری به عنوان مبدل با سیستم تلفن شما ارتباط برقرار کند.

امکان جابجایی دفترکار بدون از دست دادن خط تلفن

یکی از مهم‌ترین دغدغه مدیران در زمان جابجایی دفترکار از دست دادن یا از سرویس خارج شدن خط تلفن شرکت است. اگر شما از مرکز مخابراتی منطقه خط تلفن تهیه کرده باشید در زمان جابجایی دفترکار، حتی اگر امکان انتقال خط تلفن وجود داشته باشد، هفته‌ها طول خواهد کشید که در این مدت ممکن است مشتریان زیادی را از دست بدهید. در مقابل خرید شماره ویپ مخصوصا از یک شرکت FCP این امکان را به شما می‌دهد تا در زمان جابجایی دفترکار در کم‌ترین زمان ممکن سرویس خط تلفن اینترنتی را به دفترکار جدید منتقل کنید.

عدم ‌نیاز به پرداخت آبونمان

خرید شماره ویپ این مزیت را دارد تا دیگر هزینه‌ای به عنوان آبونمان پرداخت نکنید. همه ما تجربه استفاده از خط تلفن آنالوگ مخابرات را داریم. با وجود خط تلفن اینترنتی، یکی از معایب خطوط آنالوگ این است که حتی اگر از آن استفاده‌ای نکنید برایتان هزینه آبونمان روی قبض تلفن خواهد آمد که این هزینه در زمان خرید شماره VOIP وجود نخواهد داشت.

دریافت هر تعداد خط بدون محدودیت

اگر گذرتان برای دریافت خط تلفن آنالوگ به مخابرات افتاده باشد حتما با این جملات آشنا هستید: “سوییچ‌هایمان پر شده است” یا “نمی‌توانیم بیشتر از یک خط تلفن بدهیم” پس تکلیف کسب‌و‌کارهایی که تعداد تماس‌های ورودی و خروجی زیادی دارند چه می‌شود؟ مخابرات قبلا برای رفع این مشکل روی بستر زوج سیم یا فیبر نوری خط تلفن E1 که قابلیت ۳۰ تماس همزمان را داشت ارائه می‌کرد. در سال‌های اخیر سیپ ترانک جایگزین خط تلفن E1 شده است که علاوه بر مخابرات شرکت‌های FCP نیز امکان ارائه این خط را دارند. بنابراین اگر قصد خرید شماره ویپ دارید نگران محدودیت تعداد خطوط دریافتی نباشید. معمولا هر تعداد شماره VOIP که بخواهید در اختیارتان قرار می‌دهند.

ارائه خط تلفن در مناطقی که مخابرات سرویس‌دهی ندارد

اگر در یک منطقه ای هستید که به هر دلیل مخابرات آنجا امکان سرویس‌دهی را ندارد، می‌توانید با خرید شماره ویپ از شرکت‌های خصوصی ارائه دهنده این سرویس روی بستر اینترنت یا بیسیم این مشکل را رفع کنید. شرکت‌هایی مثل شاتل، فناوا، آسیاتک و … از جمله شرکت‌های هستند که امکان ارائه شماره ویپ را دارند.

انتخاب سرشماره بر اساس سلیقه و نیاز خودتان

در زمان خرید شماره ویپ این امکان برای شما وجود دارد تا بتوانید بر اساس نیاز و سلیقه خود از میان صدها شماره تلفن شماره مورد نظر خود را انتخاب کنید. همچنین شرکت مخابرات و شرکت‌های خصوصی FCP خطوط خود را بر اساس میزان رند بودن دسته بندی می‌کنند تا در زمان خرید بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید.

ارائه خدمات پشتیبانی بهتر

با توجه به اینکه ارائه و استفاده از سیستم‌های مبتنی بر ویپ نیازمند تخصص هستند، معمولا شرکت‌هایی که سرویس خط تلفن ویپ یا همان سیپ ترانک را دارند امکان ارائه خدمات پشتیبانی بهتری نیز دارند. شرکت‌های FCP بر خلاف شرکت مخابرات به صورت ۲۴ ساعته آماده پاسخگویی و پشتیبانی این خطوط است.

کیفیت صدای بهتر

خط تلفن ویپ یک نوع خط دیجیتال است که به دلیل ماهیتی که دارد در زمان انتقال از یک پهنای باند بیشتر و با کیفیت‌تر استفاده می‌کند و این امکان را دارد که صدا را به صورت HD منتقل کند. به همین دلیل کیفیت صدای خطوط ویپ بسیار بالاتر از خطوط آنالوگ است.

انعطاف پذیری بالا

خرید شماره ویپ به شما امکانات زیادی را با توجه به نیاز اختصاصی کسب‌و‌کارتان می‌دهد. این خط تلفن با توجه به نوع ارتباط و تکنولوژی خود قابلیت انعطاف بالا در هر شرایط را دارد. مثلا شما می‌توانید این خط تلفن را روی مرکزتلفن ابری یا مستقیم بر روی موبایلتان بدون داشتن مرکزتلفن داشته باشید. همچنین امکان ارتباط با انواع تلفن ویپ، مرکزتلفن ویپ نرم‎‌افزاری و مرکزتلفن سخت‌افزاری و همچنین سانترال پاناسونیک را دارد و شما را محدود به استفاده از یک پلتفرم خاص نمی‌کند.

معایب خرید شماره ویپ

استفاده از هر سیستم ارتباطی مزایا و معایب خود را دارد که نسبت به نیاز و نوع هر کسب‌و‌کار ارزش هر کدام کمتر یا بیشتر می‌شود. به طور مثال ممکن است یک سازمان دولتی استفاده از شماره ویپ را مناسب نداند و به جای آن از خط تلفن E1 استفاده کند. در مقابل ممکن است یک کسب‌و‌کار آنلاین بیش‌ترین نیاز را به یک شماره تلفن اینترنتی داشته باشد و مزیت‌های این نوع خط نسبت به معایب آن برایشان بیشتر باشد. شاید تنها عیب خرید شماره ویپ را بتوان وابستگی به اینترنت یا لینک ارتباطی وایرلس دانست. زیرا در صورتی که اینترنت شرکت شما قطع شود، ارتباط شما با شرکت سرویس دهنده قطع و در نهایت امکان استفاده از خط تلفن ویپ را نخواهید داشت. (البته باید در نظر داشته باشید که با توجه به استاندارد‌هایی که شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات رعایت می‌کنند احتمال رخ دادن چنین اتفاقی بسیار بسیار پایین می‌باشد.)

چگونه یک شماره ویپ بخریم؟

برای خرید شماره ویپ می‌توانید به مخابرات منطقه یا شرکت‌های FCP مثل شرکت شاتل، فناوا، آسیاتک، پیشگامان و … مراجعه و درخواست خط تلفن خود را با توجه به پلن‌های موجود از شرکت یا مخابرات منطقه انتخاب کنید. سیپ ترانک شاتل، سیپ ترانک آسیاتک، سیپ ترانک فناوا، سیپ ترانک پیشگامان و … از جمله خطوطی هستند که بدون مراجعه حضوری امکان دریافت را دارند. برای ثبت درخواست، کافیست به وبسایت هر کدام از این شرکت‌ها مراجعه و درخواست شماره ویپ خود را ثبت نمایید. معمولا پس از گذشت ۷ روز کاری مخابرات سرویس خط تلفن گویا را روی بستر زوج سیم یا فیبر نوری و شرکت‌های FCP بر روی اینترنت یا وایرلس تحویل می‌دهند.

چگونه از شماره VOIP استفاده کنیم؟

پس از ثبت سفارش و خرید شماره ویپ به مرحله استفاده از آن می‌رسید. این خط تلفن ویپ را می‌توانید به مرکزتلفن ویپ محلی، مرکزتلفن اینترنتی، سانترال پاناسونیک یا مستقیم بر روی سخت‌افزاری مثل تلفن ویپ یا تلفن‌های نرم‌افزاری متصل و استفاده نمایید. اگر از سیستم‌ تلفنی مبتنی بر پروتکل‌های ویپ استفاده کنید کارتان بسیار ساده‌تر و کم هزینه‌تر خواهد شد. بنابراین می‌توانید با کمک یک شرکت متخصص در حوزه پیاده‌سازی مرکزتلفن ویپ و خط تلفن اینترنتی از این سرویس استفاده نمایید. همچنین در صورتی که از سانترال پاناسونیک استفاده می‌کنید، به دلیل قدیمی و آنالوگ بودن این مرکزتلفن متحمل هزینه‌ای مازاد جهت خرید کارت SIP یا لایسنس سیپ برای ارتباط با این نوع خط تلفن خواهید بود.

زمانی که خط تلفن خود را به هر کدام از این مراکزتلفن متصل کردید، می‌توانید با استفاده از تلفن ویپ رومیزی یا بیسیم، تلفن آنالوگ و همچنین سافت فون به تماس‌های ورودی پاسخ و تماس خروجی داشته باشید. خرید شماره ویپ به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید در هر کجا و هر سیستم تلفنی که دارید از آن استفاده نمایید.

مرکزتلفن ویپ، دنیایی از مزیت‌های ارتباطی

سیستم‌های تلفن ویپ با وجود قابلیت‌های بسیار زیاد و انعطافی که دارند باعث شده‌اند تا هر کسب‌و‌کاری در هر حوزه بتواند از مزیت‌های این سیستم استفاده کند. فرقی ندارد که شما یک کسب‌و‌کار اینترنتی کوچک دارید یا یک شرکت با صدها پرسنل، مرکزتلفن ویپ می‌تواند فراتر از انتظارات شما را برآورده کند. در این مقاله قصد داریم به صورت اختصاصی به مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها بپردازیم. هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی مجموعه‌هایی هستند که معمولا از چندین شعبه و شرکت زیر مجموعه برخودار هستند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP باید بتواند ارتباطاتی امن، پایدار و بهینه برای اینگونه شرکت‌ها فراهم کند. استفاده از خط تلفن سه رقمی یا چهار رقمی، ارتباط نرم‌افزارهای درون سازمانی مثل نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM) با مرکزتلفن ویپ، تماس افراد با شماره تلفن شرکت مادر و هدایت تماس به سمت شرکت‌های زیر مجموعه، برقراری ارتباطات بین الملل شرکت‌های بازرگانی و … از جمله مواردی است که به عنوان خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها می‌توان نام برد.

مرکزتلفن ویپ چیست و چه مزایایی دارد؟

پیش از آنکه بخواهیم در مورد خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی برایتان بگوییم بهتر است کمی بیشتر در مورد سیستم تلفن VOIP بدانید. اصطلاح VOIP مخفف Voice Over IP و به معنای انتقال صدا روی بستر شبکه است. بنابراین یک مرکزتلفن ویپ می‌تواند هم بر روی شبکه داخلی یک شرکت و هم روی بستر اینترنت مورد استفاده قرار بگیرد. بسیاری از ویژگی‌های مرکزتلفن ویپ بر خلاف سانترال منسوخ پاناسونیک به صورت رایگان ارائه می‌شود و اگر از نوع نرم‌افزاری آن استفاده کنید هیچ محدودیتی در استفاده از ویژگی‌های این سیستم نخواهید داشت.

از جمله ویژگی‌ها ‌و قابلیت‌های یک مرکزتلفن VOIP می‌توان به برقراری تماس رایگان، عدم نیاز به سیم‌کشی مجزا بر تلفن‌های رومیزی، گزارشگیری دقیق تماس‌ها، تلفن‌گویا هوشمند، صف تماس، فکس نرم‌افزاری، ارتباط آسان با سایر نرم‌افزارهای داخلی شرکت، صندوق صوتی، کنفرانس صوتی و تصویری و … اشاره کرد.

مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها

‌اگر در حال خواندن این مقاله هستید حتما در حوزه بازرگانی یا هلدینگ فعالیت دارید و می‌خواهید بدانید که یک سیستم تلفن هوشمند ویپ چطور می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند. همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد، مرکزتلفن ویپ دنیایی از مزیت‌ها‌ برای انواع کسب‌وکارها است و به دلیل انعطاف و توسعه پذیری بالا می‌تواند همسو با هر نوع کسب‌و‌کاری باشد. خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی به نوعی باید باشد که دقیقا نیازهای این حوزه را برآورده کند. همه ما می‌دانیم که یک شرکت بازرگانی معمولا با شعبات، نماینده‌ها یا شرکای تجاری خود در سایر کشورها در ارتباط است. یک شرکت مادر یا هلدینگ معمولا به کسب‌و‌کارهای زیر مجموعه و شعبات خود در سایر شهر یا کشورهای دیگر باید در ارتباط بوده و تمامی سیستم‌های نرم‌افزاری و ارتباطی آن‌ها نیز باید یکدیگر ارتباط درون شبکه‌ای داشته باشند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP در اینگونه کسب‌و‌کارها در وهله اول باید بتواند یک ارتباط یکپارچه، پایدار و کم هزینه ارائه دهد.

انتخاب زبان تلفن‌گویا در تماس‌های ورودی

همانطور که می‌دانید تلفن‌گویا یا منشی دیجیتال وظیفه معرفی شرکت، خوش‌آمدگویی و هدایت تماس‌های ورودی را به اشخاص یا بخش‌های مختلف شرکت بر عهده دارد. شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها به دلیل ارتباطات بین‌المللی که دارند، ممکن است تماس‌های ورودی از خارج از کشور نیز داشته باشند. بنابراین این امکان در خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی وجود دارد که تلفن‌گویا طوری طراحی شود که امکان ارتباط اشخاص با زبان‌های دیگر با بخش‌های مختلف تلفن گویا نیز مهیا شود.

ارتباط یکپارچه و رایگان بین شعب

مرکزتلفن ویپ با توجه به اینکه امکان انتقال صدا روی بستر شبکه را دارد، بنابراین می‌تواند تمامی ارتباطات یک مجموعه چند شعبه‌ای را روی بستر شبکه خصوصی یا اینترنت منتقل کند. به عنوان مثال یک شرکت هلدینگ را در نظر بگیرید، شرکت‌های زیر مجموعه برای ارتباط با شرکت مادر و سایر زیر مجموعه‌ها در حالت معمول باید شماره شهری، بین‌شهری یا بین الملل آن‌ها را شماره‌گیری کنند که این موضوع باعث یک هزینه سربار برای این مجموعه خواهد بود. حالا اگر تمام این شرکت‌ها از مرکزتلفن VOIP استفاده نمایند، با یک ارتباط ساده درون شبکه‌ای یا اینترنتی تمامی مکالمات رایگان خواهد شد. در این شرایط فقط کافیست از مبدا شماره داخلی مقصد در هر نقطه جغرافیایی شماره‌گیری شود.

همچنین شرکت‌های بازرگانی نیز ممکن است چندین شعبه، شریک تجاری یا نمایندگانی در کشور یا خارج از کشور داشته باشند که به دلیل مراودات زیاد تماس‌هایی بین آن‌ها رد و بدل خواهد شد. شرکت‌های بازرگانی نیز با استفاده از یک سیستم تلفن هوشمند ویپ می‌توانند ارتباطات تلفنی خود را بهیه و هزینه مکالمات را به حداقل برسانند. برقراری ارتباطات یکپارچه و کاهش هزینه مکالمات یکی از مهم‌ترین خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها محسوب می‌شود.

استفاده از یک شماره تلفن و هدایت تماس به شعبات

راهکار یکپارچه‌سازی ارتباطات تلفنی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها با استفاده از مرکزتلفن ویپ به ارتباط شعبات ختم نمی‌شود. این نوع کسب‌و‌کارها با استفاده از یک خط تلفن ۳ یا ۴ رقمی می‌توانند سیستم تلفنی را به نحوی پیاده‌سازی کنند که اگر فردی با یک شرکت بازرگانی یا هلدینگ تماس گرفت برای ارتباط با سایر شعب، نمایندگان یا شرکای تجاری با ورود یک عدد بر روی تلفن‌گویا به مقصد مورد نظر متصل شود. با این روش علاوه بر داشتن یک خط تلفن ثابت توسط شعبات، امکان برقراری تماس بکپارچه از طریق یک شماره تلفن واحد نیز وجود خواهد داشت.

ارتباط یکپارچه مرکزتلفن ویپ با CRM

خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی معمولا حول محور ارتباطات یکپارچه می‌چرخد. معمولا شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ که از پشتیبانی VOIP استفاده می‌کنند، نرم‌افزارهای دیگری نیز برای برقراری ارتباطات یکپارچه درون سازمانی نیز دارند. یکی از این نرم‌افزارهای پرکاربرد، ‌نرم‌افزار بهترین CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری است. ارتباط مرکزتلفن ویپ با نرم‌افزار CRM قابلیت‌های زیادی به شما می‌دهد که در نتیجه بهره‌وری شرکت شما را افزایش خواهد داد.

یکی از این ویژگی‌ها، قابلیت پاپ‌آپ تلفنی است. زمانی که یکی از مشتریان شما با مرکزتماس شرکت تماس می‌گیرد، روی کامپیوتر اپراتور پیش از برداشتن گوشی تلفن یک نرم‌افزار به صورت اتوماتیک باز می‌شود و اطلاعات و سابقه فرد تماس‌گیرنده را نشان می‌دهد و اپراتور می‌تواند با آگاهی نسبت به شخص تماس‌گیرنده پاسخ دهد.

سیستم نظرسنجی مکالمات

یکی دیگر از VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها که می‌تواند باعث افزایش رضایتمندی مشتریان این کسب‌و‌کارها شود، نرم‌افزار نظرسنجی تلفنی است. سیستم نظرسنجی تلفنی یک ماژول ارزیابی مکالمات پرسنل است که به صورت اتوماتیک پس از مکالمه از فرد تماس‌گیرنده نظرخواهی می‌کند. به طور مثال پس از اتمام مکالمه اپراتور با مشتری، در صورت قطع نکردن تماس از سوی مشتری پیامی جهت ارزیابی کیفیت پاسخگویی برای تماس‌گیرنده پخش خواهد شد.

دسترسی مدیران به گزارشات تماس و خط تلفن داخلی شرکت، در خارج از شرکت

مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها ممکن است به دلیل مشغله‌ها یا سفرهای کاری دائما در شرکت حضور نداشته باشند اما نیاز به دسترسی به خطوط تلفن داخل شرکت، ارتباط با داخلی‌های دیگر و دسترسی به گزارش مکالمات پرسنل خود داشته باشند. مرکزتلفن VOIP با توجه به ماهیت تحت شبکه خود امکان دسترسی از هر نقطه جغرافیایی را دارد. بنابراین اگر شخصی خارج از شرکت باشد و بخواهد از طریق شماره‌ تلفن ثابت شرکت با یکی از مشتریان تماس بگیرد، این امکان وجود خواهد داشت. مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ حتی اگر خارج از کشور باشند، امکان دسترسی به گزارش تماس‌ها، خط تلفن ثابت شرکت و ارتباط رایگان و داخلی به داخلی را با پرسنل خود دارند.

مرکزتلفن ویپ، یار و یاور هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی

سیستم تلفن VOIP با توجه به قابلیت‌‌های زیاد و انعطاف پذیری بالا در هر کسب‌و‌کاری خودش را قالب هر نوع نیاز شرکت‌ها می‌کند. درست است که این مرکزتلفن قابلیت توسعه پذیری بالایی دارد، اما باید به این نکته توجه کنید که به طور مثال این سیستم تلفن به خودی خود توانایی ارائه خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها را ندارد و برای نیازسنجی و ارائه پیشنهاد‌ات هوشمندانه نیازمند به یک تیم با تجربه در پیاده سازی و استقرار خواهد بود. مهم‌ترین نیازمندی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ برقراری ارتباطات یکپارچه با شعب، نمایندگی‌ها، شرکای تجاری و همچنین سایر نرم‌افزارهای درون سازمانی است. بنابراین مرکزتلفن ویپ باید به گونه‌ای طراحی شود که علاوه بر خدمات پایه‌ای، بتواند به بهترین نحو ارتباطات این کسب‌و‌کارها را بهبود و یکپارچه سازد.

منظور از پشتیبانی سیستم ویپ چیست؟

خدمات و پشتیبانی ویپ در واقع وظایفی‌ است که پس از پیاده سازی و استقرار مرکز تلفن VOIP از سوی شرکت مجری اجرا می‌شود. معمولا در زمان تنظیم قرارداد اجرای پروژه، شرکت‌های این حوزه زمانی را به عنوان پشتیبانی رایگان سیستم تلفن تحت شبکه جهت رسیدن به پایداری ارائه می‌دهند و در صورت نیاز و تایید کارفرما قراردادی مبنی بر ارائه خدمات و پشتیبانی VoIP به صورت فصلی، شش ماهه یا سالیانه تنظیم می‌شود. در مدت قرارداد پشتیبانی، شرکت مجری موظف است طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ویپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، تهیه نسخه پشتیبانی و … بررسی نماید و مشکلات احتمالی را به حداقل برساند یا در زمان بروز خطا در سیستم در اسرع وقت مشکل را برطرف نماید.

چرا باید از مرکز تلفن ویپ پشتیبانی شود؟

سیستم تلفن VOIP مانند سایر سرویس‌های تحت شبکه علاوه بر اینکه برای پیاده‌سازی و استقرار نیازمند یک متخصص باتجربه است، برای راهبرد و پشتیبانی نیز به یک متخصص نیاز دارد. سرویس و تجهیزات زیادی در شبکه داخلی شرکت دست در دست هم می‌دهند تا شما بتوانید از خدمات مرکزتلفن ویپ استفاده کنید. سرور، سوییچ‌ها، کامپیوترها، زیرساخت شبکه، اینترنت و به صورت کلی تمامی زیرساخت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری شرکت در ارتباط با هم یک سرویس را به کاربران ارائه می‌دهند. بنابراین در وهله اول صحت عملکرد هرکدام از این اجزا بسیار حائز اهمیت است و هر کدام از این بخش‌ها به نسبت مقیاس شرکت ممکن است نیازمند کارشناس پشتیبانی باشد.

سیستم تلفن VOIP یک سیستم پیشرفته تلفنی است که از پایداری خوبی نیز برخوردار است. اما از این موضوع نمی‌توان گذشت که چنین سرویس هوشمندی هیچگاه به مشکل نخورد یا نیازمند هیچگونه تغییر یا بررسی منظم نباشد. فرض کنید پس از مدتی تصمیم می‌گیرید تغییراتی در سرور خود ایجاد کنید. مثلا منوی تلفن‌گویا را تغییر دهید، داخلی اضافه کنید، از سیستم خود نسخه پشتیبان تهیه کنید یا صف انتظار جدیدی بسازید. همچنین ممکن است به هر دلیلی سرور مرکز تلفن ویپ شما دچار اختلال شود، بنابراین در این شرایط شما نیاز به یک کارشناس پشتیبان مستقر در شرکت خود یا به صورت On Call در همان شرکت ارائه دهنده بهترین CRM خواهید داشت.

پنج مورد از مهمترین شرایط و ضوابط خدمات پشتیبانی VOIP

• مدت زمان قرارداد پشتیبانی سیستم ویپ

مدت قرارداد پشتیبانی ویپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و سالیانه تعیین می‌شود. در این مدت شرکت خدمات ویپ که وظیفه پشتیبانی VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامی موارد را تا پایان تاریخ قرارداد اجرا و خدمت‌رسانی کند.

• نحوه پشتیبانی سیستم VOIP

چگونگی ارائه پشتیبانی VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلی زیاد و سیستم تلفن حساسی دارید، می‌توانید کارشناس پشتیبان را به صورت مستقر در محل شرکت خود داشته باشید. اگر نیازی به یک کارشناس مستقر ندارید، می‌توانید قرارداد را طوری تنظیم کنید که کارشناس و شرکت پشتیبانی ویپ به صورت دوره‌ای و حضوری سیستم را بررسی و در طول همین دوره به صورت آنلاین و On Call سرویس دهی کنند. به صورت کلی نحوه ارائه خدمات پشتیبانی ویپ بر اساس توافق، نوع و مقیاس پروژه شما تعیین می‌شود.

• نحوه تسویه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ویپ

از دیگر مواردی که در قرارداد پشتیبانی ویپ ذکر می‌شود، نحوه تسویه حساب کارفرما است. این مورد نیز حالات متغیر مختلفی دارد که یا به صورت توافقی بین شرکت پشتیبانی VOIP با کارفرما یا طبق قوانین و سیاست‌های شرکت پشتیبان ویپ تعیین می‌شود. نحوه پرداخت می‌تواند ابتدای یا انتهای هر دوره پرداخت گردد.

• تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ویپ

یکی دیگر از موارد مهمی که باید در قرارداد پشتیبانی ذکر شود، تعهداتی است که باید کارفرما و شرکت پشتیبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال می‌توانید در قرارداد اینطور ذکر کنید که کارفرما نباید اطلاعات دسترسی به سرور را به شخصی غیر از کارشناس مورد تایید شرکت خدمات ویپ بدهد. شرکت پشتیبان نیز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداری در لحظه پاسخگوی مشکلات کارفرما باشد.

• شرح دقیق از موارد قابل پشتیبانی پروژه

بهتر است در قرارداد به صورت دقیق و صریح تمام مواردی که شامل خدمات پشتیبانی می‌شوند را ذکر کنید. به طور مثال ممکن است تجهیزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبکه، گیت‌وی، هدست و هر سخت افزار دیگری که در شرکت خود دارید شامل قرارداد پشتیبانی شما نباشد و شرکت ارائه‎‌کننده خدمات ویپ فقط مرکز تلفن ویپ را پشتیبانی کند. بنابراین بهتر است قرارداد خود را دقیق مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید.

در قرارداد پشتیبانی سیستم تلفنی ویپ معمولا چه خدماتی ارائه می‌شود؟

• بازدید دوره‌ای حضوری

به طور مثال اگر شما یک قرارداد پشتیبانی ۶ ماهه غیرحضوری با یک شرکت تنظیم کرده باشید، بازدید و بررسی حضوری ماهانه کارشناس شرکت سرویس ‌دهنده می‌تواند بسیار مفید باشد. بررسی فیزیکی سرور مرکز تلفن ، تلفن‌های تحت شبکه رومیزی یا بیسیم، گیت‌وی‌های خط شهری، هدست‌ها و به صورت کلی تمامی تجهیزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP از جمله تجهیزاتی هستند که در بازدید دوره‌ای حضوری مورد بررسی قرار می‌گیرند.

• تهیه نسخه پشتیبان

سرورهای مرکز تلفن معمولا ظرفیت محدودی دارند و نمی‌توانند تمامی اطلاعات از جمله گزارشات مکالمات، صندوق صوتی و گزارشات عملکرد افراد پاسخگو را مدت زیادی ذخیره کنند. البته میزان دخیره اطلاعات وابسته به میزان هارد سرور است. به هر حال این ظرفیت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهایت پر خواهد شد و نیازمند تخلیه بخشی از ظرفیت هارد خواهد بود. علاوه بر این موضوع ممکن است به هر دلیل بر اثر یک اتفاق تمام اطلاعات شما از روی سرور از بین برود. در این شرایط تهیه نسخه پشتیبان هم می‌تواند در شرایط بحرانی از دست دادن اطلاعات به شما کمک کند و همچنین از پر شدن فضای هارد جلوگیری خواهد کرد.

• عیب‌یابی مرکز تلفن ویپ

زمانی که مرکز تلفن شما دارای خدمات پشتیبانی باشد، دیگر نگرانی و دغدغه‌ای بابت رفع عیب مشکلات مبدل خط تلفن شهری، خط E1، سیپ ترانک یا مشکلات تلفن ‌رومیزی تحت شبکه، تلفن‌های بیسیم یا همچنین مشکلات سرور خود را نخواهید داشت. در واقع همیشه خیالتان راحت است که در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌های سیستم تلفن گویا، شرکت خدمات ویپ آماده رفع عیب و پاسخگویی به شما خواهد بود.

• افزودن امکانات و قابلیت‌های جدید

فرض کنید در شرکت خود یک نیروی جدید استخدام کرده‌اید. برای این شخص نیازمند ساخت یک داخلی، صندوق صوتی و هدایت تماس ورودی از طریق صف‌تماس و تلفن‌گویا هستید. بنابراین شرکت خدمات ویپ می‌تواند در هر زمان که نیازمند افزودن امکانات یا تغییرات در مرکز تلفن ویپ بودید، در کنارتان باشد.

• ارائه مشاوره در توسعه سیستم تلفن ویپ

بسیاری از خدمات بی‌شمار ویپ ممکن است از دید و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابلیت‌های معمول یک سیستم تلفن هوشمند باخبر باشید. یکی از وظایف مهم شرکت پشتیبانی ارائه مشاوره و پیشنهاد با توجه به نوع کسب‌و‌کار و نیاز شما خواهد بود. مثلا اگر شما یک بخش به عنوان مرکز تماس دارید، سیستم نظرسنجی تلفنی می‌تواند برای شما مفید باشد. یا اگر از یک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) استفاده می‌کنید، ارتباط مرکز تلفن ویپ با نرم افزار CRM می‌تواند مزیت‌ زیادی را برای کسب‌و‌کارتان داشته باشد.

هوای کسب‌و‌کارتان را داشته باشید

هر کسب‌و‌کاری برای رشد و پیشرفت نیازمند عوامل انسانی و عوامل سیستماتیک درون سازمانی خواهد بود. مثلا تا به حال شنیده‌اید که یک نفر بدون استفاده از ایده و تجربه عوامل انسانی دیگر بتواند یک کسب‌و‌کار موفق داشته باشد؟ یا تا به حال دیده‌اید یک شرکت ۲۰ نفره از هیچ سیستم نرم‌افزاری مثل حسابداری ،اتوماسیون اداری، انبارداری و … استفاده نکند و به عنوان یک شرکت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب این سوال هم “خیر” خواهد بود.

کسب‌و‌کارهای امروزی دیگر امکان رشد بدون سیستم‌سازی فرآیندهای درون سازمانی با استفاده از تکنولوژی‌های نوین و سیستم‌های ارتباطی را ندارند. بنابراین شرکتی که استفاده از تکنولوژی را هزینه می‌داند و خود را از سیستم‌های ارتباطی نوین دور می‌کند، به همان اندازه از رقابت نیز دور خواهد شد. مرکز تلفن VOIP یک سیستم ارتباطی هوشمند برای کسب‌و‌کارهایی است به دنبال ارتقای سطح کیفی خدمات خود و ارتباط بهتر با مشتریان‌شان هستند. خدمات پشتیبانی VOIP نیز به شما کمک می‌کند تا در تمام طول مدت استفاده از این سیستم تلفن هوشمند خیالتان آسوده باشد و تمرکزتان بر روی ارائه خدمت بهتر به مشتریان و در نهایت افزایش فروش خود باشد.

براستی سیستم‌های PBX چیست و امروزه چه نقشی در توسعه کسب‌و‌کارها دارند ؟ امروز می‌خواهیم درباره‌ی سیستم‌های تلفنی PBX صحبت کنیم . حتما” این اسم را قبل تر از اینها شنیده‌اید اما شاید آشنایی دقیقی با آن نداشته باشید . از شما دعوت می‌کنم تا انتهای این مقاله همراه ما باشید تا با معانی و کارایی PBX ها بیشتر آشنا شوید .

PBX مخفف سه واژه‌ی Private Branch Exchange است . ( لطفا سعی بر ترجمه نکنید که هیچ معنی نمی‌دهد !!! ) PBX ها طی چند سال اخیر نقش بسزایی در ارتباطات سازمان‌های کوچک و بزرگ داشته است . می‌توان گفت مهمترین وظیفه یک سیستم PBX این است که کلیه‌ی منابع تلفن گویا سازمان‌ها ، مثل خطوط تلفن شهری را برای تعداد زیادی مصرف کننده به اشتراک می‌گذارند لذا سازمان نیازی ندارد که از تعداد زیادی خط تلفن شهری استفاده کند . در واقع با تعداد اندکی خط تلفن شهری می‌توان تمامی اتاق‌ها و میز‌های کارمندان را پوشش تلفنی داد . برای مثال فرض کنید سازمانی که ۲۰ خط تلفن شهری دارد ، PBX می‌تواند این خطوط را برای ۲۰۰ پرسنل به راحتی به اشتراک گذاشته تا تمامی آن‌ها به تمامی خطوط شهری دسترسی داشته باشند .

ساختار PBX چیست ؟

PBX از نرم افزار یا سخت افزار‌هایی تشکیل شده که به PSTN (خطوط تلفن شهری که از طرف مخابرات ارائه می شود) متصل است . در ارتباطات سازمان‌ها ایستگاه‌ها یا نقاطی وجود دارند که به آنها end point می‌گویند . به عنوان مثال تلفن روی میز ، دستگاه فکس یا دستگاه کارت خوان نمونه‌هایی از end point هستند . هدف کار PBX ها پوشش تلفنی همین end point ها می‌باشد .

با راه‌انداری PBX ، ارتباطات سازمان‌ها بهبود یافته و در هزینه‌ها نیز صرفه جویی می‌شود . PBX کارمندان را قادر می‌سازد تا با شماره‌گیری حداکثر ۲ یا ۳ یا ۴ عدد ، با دیگر همکارانشان در درون سازمان تماس گیرند . نکته‌ی حائز اهمیت آن است که کلیه‌ی تماس‌های داخل سازمانی کاملاً رایگان می‌باشد . همانطور که در بالا گفتیم PBX امکان تقسیم خطوط شهری را دارد .

اینکه هر سازمان به چند خط تلفن شهری نیاز دارد به عواملی مثل طول زمان مکالمات ، تجربه‌ی قبلی از میزان تعداد مکالمات ، بیشترین تعداد تماس‌های همزمان و اینکه خطوط شهری به چند خط درون سازمانی باید تقسیم شوند بستگی دارد . برای مثال یک سازمان بزرگ که تعداد زیادی مشتری و تماس گیرنده دارد بیش از یک سازمان کوچک نیاز به خط تلفن شهری دارد .

اجزاء تشکیل دهنده ی PBX

1. باکس یا کابینت برای اجزا تشکیل دهنده و متعلقات داخلی
2. برد مرکزی برای برقراری ارتباط تماس های ورودی و خروجی
3. سخت افزار مورد نیاز جهت اتصال با PSTN
4. end point مثل تلفن روی میز، دستگاه فکس، دستگاه کارت خوان
5. تامین کننده برق (Power)

تاریخچه PBX از گذشته تاکنون

به قدیمی‌ترین سیستم PBX ، سوییچ برد نیز می‌گویند . این سیستم قدیمی نیاز به فردی به عنوان اپراتور داشت . در این سیستم قدیمی هر تماس از بیرون به سازمان ابتدا به اپراتور وصل می‌شد و او تماس را به شخص یا واحد مورد نظر تماس گیرنده ، ارتباط می‌داد . درواقع این کار توسط اپراتور انسانی انجام می‌شد و او بود که تماس ورودی را به بخش مربوطه ارتباط می‌داد . همینطور اگر کارمندی می‌خواست تماسی به بیرون از سازمان داشته باشد ، ابتدا باید به اپراتور وصل می‌شد ، سپس اپراتور او را به یک خط شهری آزاد (خطی که در حال مکالمه نبود) ارتباط می‌داد . حال فرض کنید سازمانی که تعداد تماس‌های بسیار زیادی داشته است ، نیاز داشت تا ده ها اپراتور جهت ایجاد هماهنگی تلفن‌های سازمان استخدام کند . با گذشت زمان سوییچ‌های دستی جای خود را به سوییچ‌های الکترومغناطیسی و سپس الکترونیکی دادند .

معرفی IP PBX

جدیدترین سیستم PBX همخوانی با تلفن‌های تحت شبکه دارند (به IP phoneروی میز نیز وصل می شوند) . در این سیستم end point دیگر آن به جای خطوط PSTN سنتی ، SIP Trunks می‌باشد . به مجموعه تشکیل شده از PBX و تلفن تحت شبکه ، IP PBX می‌گویند .

تفاوت‌های ON-PREMISE PBX و HOSTED PBX

سیستم PBX می‌تواند درون سازمان قرار گیرد که به آن on-premise PBX می‌گویند ، یا در اختیار سرویس‌دهنده (اپراتور) باشد که به آن hosted PBX می‌گویند . در سیستم hosted PBX ، سرویس‌دهنده خدمات را بر بستر Cloud ارائه می‌دهد و سرویس‌گیرنده با اتصال به آن می‌تواند از امکانات ارائه شده توسط اپراتور استفاده کند .

سازمان‌های بزرگ معمولاً PBX و ماژول‌های مورد نیازشان را خریداری می‌کنند درحالی که این کار برای سازمان‌های کوچک توجیه اقتصادی ندارد و آنان امکانات مورد نیازشان را از طریق سیستم Cloud دریافت کرده و تمامی مسائل مربوط به پشتیبانی نیز توسط اپراتور انجام می‌شود .

نکته : PBX hosted و PBX on-premise در کلیه‌ی قابلیت‌ها و امکانات با یکدیگر مشابه هستند .

تعریف ANALOG PBX ومقایسه ی آن با IP PBX

سیستم آنالوگ پشتیبان کننده‌ی تلفن‌های معمولی (تلفن های قدیمی و موجود در بازار) می‌باشد . ارتباطی که از طریق کابل‌های مسی بین PBX و شبکه‌ی مخابرات برقرار می‌شود و انجام هر عملیات جدید یا تغییرات مستلزم صرف نمودن زمان بیشتری نسبت به IP PBX می‌باشد . راه‌اندازی سیستم آنالوگ ساده است اما انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری آن خیر . همینطور ماژول‌ها و امکانات را می‌توان به سیستم آنالوگ اضافه کرد اما نمی‌توان بین آنها و ارتباطات دیجیتالی مانند پیام فوری و اشتراک گذاری صفحات ، ارتباط مناسبی ایجاد نمود . ایجاد هرگونه تغییر در سیستم آنالوگ برای تنظیمات و سازماندهی سیستم و ایجاد امکانات جدید به زمان زیادی نیاز دارد .

IP PBX نسبت به نمونه‌های آنالوگ بسیار انعطاف پذیرتر است و در این سیستم ارتباط IP PBX با تلفن‌های تحت شبکه است و به جای استفاده از سیم‌های مسی از فیبر نوری استفاده می‌شود .

برای ایجاد ارتباط بین PSTN با PBX و برقراری تماس های IP ، سیستم‌های SIP trunk طراحی شدند که وظیفه‌ی آن برقراری مکالمات بر بستر شبکه می‌باشد و تماس‌های صوتی مستقیماً بر پایه‌ی شبکه برقرار می‌شوند .

همچنین در IP PBX صفحه‌ای برای تنظیمات پیکربندی سیستم طراحی شده که از طریق آن می‌توان تمامی تنظیمات و تغییرات را به راحتی و به شکل آنلاین انجام داد . اضافه نمودن امکانات و تغییرات جدید بدون نیاز به اینکه متخصصی از سمت اپراتور به محل اعزام شود به شکل آنلاین امکانپذیر می‌باشد . اگر PBX روی فضای ابری یا نزد سرویس‌گیرنده باشد نیز ، درخواست خطوط جدید از مرکز مخابرات عمومی حداکثر طی چند ساعت امکانپذیر خواهد بود و این درخواست سخت و پیچیده‌ای نخواهد بود (که البته باز هم به دلیل امکانات بالای مخابرات ایران این امر در زمانی بیش از چند ساعت به طول می‌انجامد) . با گسترش تماس‌ها از طریق VOIP ، PBX امکانات زیادی به خود گرفته است . این امکانات عبارتند از امکانات دیداری مثل تماس تصویری ، فکس از طریق IP ، پیام فوری و … که باعث ایجاد ساختاری بهتر در ارتباطات سازمان‌ها هستند .

ممنون که تا انتهای این مقاله با ما همراه بودید . منتظر مقالات بعدی ما در حوزه‌ی VOIP و مرکز تلفن باشید .

مقایسه امنیت HOSTED IP PBX و ON-PREMISE IP PBX

قبل از بررسی مزایای VOIP ویپ و به تصویر کشیدن امکانات و کاربرد های VOIP ، اجازه دهید یک حقیقت انکار ناپذیر را برای شما بازگو نمایم :

جهان امروز با تغییرات اساسی روبرو است . سیستم ها به یک تجربه بی‌‌درنگ تبدیل شده اند ؛ ما با جریان بی‌رحمی از پیام‌ها و ارتباطات روبرو هستیم . همه چیز در حال دیجیتالی شدن است تا توان هضم این همه اطلاعات به دوش کامپیوتر ها بیفتد .

سیستم های تلفنی هم از این قضیه مستثنی نیستند . VOIP ویپ یا Voice Over IP انقلابی در صنعت مخابرات ایجاد کرد ، امکانات، مزایا و همچنین کاربرد VOIP ویپ به قدری است که مهاجرت از سیستم های آنالوگ سنتی را به سمت آن اجتناب ناپذیر می کند ، هرچند اگر هنوز هم دلیل کافی برای مهاجرت یا راه اندازی سیستم‌های VOIP ویپ نمی‌بینید به زودی مجبور به این کار خواهید شد زیرا مخابرات هم از چندی پیش خطوط تلفنی سازمانی را فقط به صورت دیجیتال ارائه می دهد .

با این اوصاف ما به چند کاربرد کلیدی و مزایای ویپ VOIP اشاره می کنیم :

مزیت سیستم‌های VOIP و کاهش هزینه های تلفنی

یکی از امکانات و مزیت های اساسی استفاده از سیستم‌های تلفنی مبتنی بر VOIP ویپ کاهش هزینه های تلفن برای سازمان ها می باشد . با استفاده از آن هزینه مکالمه بین شعب مختلف رایگان خواهد بود (حتی اگر شعب بین اللملی داشته باشید) .

مقایس پذیری از مزیت‌های اساسی VOIP

سیستم های مبتنی بر VOIP بسیار مقیاس پذیرند ، حتی اگر پرسنل سازمان شما چند برابر شود نیازی به تغییر زیرساختی در آن نخواهد بود . که این امکان در VOIP هم باعث کاهش هزینه در سازمان‌های در حال رشد می شود و هم زمان توسعه را کاهش می دهد .

از کاربرد های VOIP ویپ و ارتباط بین دفاتر مختلف

با بهره گیری از کاربرد ها و امکانات VOIP ویپ دیگر لازم نیست برای ارتباط با سایر دفاتر خود از خطوط شهری استفاده کنید و یا برای ارتباط با شخص مورد نظر خود چند دقیقه معطل شوید ، شما می توانید همانند اشخاص داخل شعبه خود آنها را مستقیم شماره‌گیری کنید .

دریافت و ارسال فکس از کاربرد های هیجان انگیز VOIP

اگر از دستگاهای پر دردسر فکس خسته شده اید از مزیت های VOIP ویپ ، امکان ارسال و دریافت فکس بدون نیاز به دستگاه فکس می‌باشد ، حتی می توانید فکس‌های دریافتی را در پست الکترونیک خود مشاهده نمایید .

استفاده از ظرفیت شبکه موجود برای راه‌اندازی سیستم VOIP

در همه سازمان‌ها شبکه کامپیوتری وجود دارد .با بهره‌گیری از امکانات سیستم‌های مبتنی بر VOIP دیگر نیازی به سیم کشی مجزا برای تلفن‌ها نیست و می‌توان از همان زیرساخت برای تلفن ها هم استفاده کرد .

عدم نیاز به خرید گوشی‌های تلفنی از مزیت‌ها و امکانات چشم‌گیر VOIP

یکی از مزیت های سیستم های پشتیبانی VOIP استفاده از کامپیوتر ها و یا گوشی های تلفن همراه به عنوان تلفن است . این مزیت خود دلیلی بر کاهش هزینه‌های خرید و تجهیز شبکه تلفنی در سازمان و یا کسب و کار شما دارد .

امکان برقراری کنفرانس تصویری از دیگر کاربرد های VOIP

در سیستم های آنالوگ فقط امکان کنفرانس صوتی وجود داشت ولی با استفاده از سیستم های مبتنی بر ویپ شما می توانید یک کنفرانس تصویری با کیفیت را نیز تجربه نمایید .

تهیه گزارشات حرفه‌ای نتیجه هوشمندانه‌ی استفاده از امکانات VOIP

شما می‌توانید از امکانات گزارش گیری VOIP ویپ در سطوح مختلف کسب و کار خود استفاده نمایید ، به عنوان مثال می توانید کارکرد دقیق ( شامل زمان مکالمه شماره‌هایی که به آنها تماس گرفته شده ) پرسنل را به تفکیک داشته باشید .

ضبط مکالمات ، از کاربرد های پر استفاده در VOIP

امکان ضبط مکالمات تلفن گویا یکی از ویژگی های جذاب سیستم های ویپ است شما می توانید تمام مکالمات را به تفکیک ضبط کنید و به راحتی توسط پنل وب جستجو کنید و به آنها گوش دهید .

ارتباط با انواع CRM و اتوماسیون اداری

ارتباط سیستم تلفنی با نرم افزار CRM و اتوماسیون‌های اداری راه‌کاری ایده آل برای بالا بردن کیفیت سرویس دهی می باشد ، این اتفاق در سیستم های مبتنی بر VOIP به راحتی امکان پذیر است .

حتی شما می توانید سیستم های VOIP را به وب سایت و یا فروشگاه اینترنتی خود با بهترین CRM متصل کنید و در پیگیری تلفنی اپراتور خود را کمتر درگیر کنید .

پیاده سازی سیستم‌های سیاست گذاری کاربردی بی‌نظیر در VOIP

با استفاده از بهره مندی از مزایا و امکانات ویپ VOIP به راحتی می‌توانید دسترسی کاربران به داخلی های خاص و شماره های خاص شهری و کشوری را محدود کنید .

امکان اتصال به خطوط دیجیتال بدون سخت افزار اضافی در VOIP

شما با استفاده از سیستم های ویپ می توانید از خطوط SIP Trunk و خطوط اینترنتی اپراتور‌های مختلف ، به راحتی استفاده نمایید .

ارتباطات تلفنی از کجا آغاز شد ؟

” آقای واتسون …. شما آنجا هستید ؟ ” این اولین جمله‌ای بود که گراهام‌بل در صبح روز یکشنبه در تاریخ ۲۵ ژانویه ۱۹۱۵ در پشت تلفن بیان کرد . همانطور که همه‌ی ما می‌دانیم این روز ، به عنوان نقطه شروع تماس با راه درو ثبت شده است .

امروزه تلفن یکی از مهم‌ترین سیستم‌هایی است که به صورت روزمره از آن استفاده می‌کنیم . با وجود پیشرفت‌های چشمگیری که سیستم‌های تلفن‌همراه و فضای مجازی نیز داشته‌اند هنوز هم تلفن یکی از راه‌های اصلی ارتباطی بین انسان‌هاست . البته لازم به ذکر است که سیستم‌های تلفنی نیز نسبت به آن روز‌های اولیه خود تغییرات و پیشرفت‌های بسیار زیادی داشته است طوری که امروزه به یک اصل جدایی ناپذیر از تمامی منازل مسکونی گرفته تا شرکت‌های بسیار بزرگ تبدیل شده و این امر دقیقا همان چیزی است که می‌خواهیم به تفصیل درباره‌ی آن در این مقاله صحبت کنیم .

اگر کمی فراتر از کاربرد عادی تلفن در مغازه‌ها ، خانه‌ها و …. به کاربرد‌ها و قابلیت‌های پیشرفته‌تر این سیستم نگاهی بیندازیم با امکانات بسیار زیادی در زمینه ارتباطات آشنا می‌شویم . برای آشنایی با مراکز تلفنی و قابلیت‌های بی‌نظیر آن در ادامه مقاله با ما همراه باشید .

مرکز تلفن یا PBX چیست ؟ (Private Branch Exchange)

برای درک بهتر کاربرد و قابلیت‌های مراکز تلفنی بهتر است با یک مثال شروع کنیم . یک شرکت را تصور کنید که حدود ۲۰ کارمند دارد . اگر قرار باشد در این سازمان از یک مرکز تلفن برای برقراری ارتباط تلفنی استفاده نشود باید به هر کارمند یک خط تلفن اختصاص دهیم یعنی ۲۰ خط تلفن خریداری کنیم !!! که به این ترتیب هر کارمند باید ۱۹ شماره تلفن برای تماس با همکاران خود در خاطر مبارک جای دهد و برای تماس با همکاران خود نیز از خطوط تلفن مخابرات استفاده کند !!! علاوه بر این مشتریان شرکت نیز برای تماس با بخش‌های مختلف شرکت با ۲۰ خط تلفن رو به رو هستند !! بدیهی می‌باشد که چنین سناریویی غیر قالب اجراست و به دلیل وجود تعداد زیاد خطوط و همچنین استفاده از خطوط مخابرات برای تماس با همکاری که در اتاق کناری شماست باید هزینه‌ی قابل توجهی پرداخت نمایید .

برای جلوگیری از مشکلات این چنینی مراکز تلفن (PBX) روی کار آمدند . روش کار مرکز تلفن به این صورت می‌باشد که تمامی تلفن‌های موجود در شرکت به یک مرکز اصلی متصل می‌شوند و از این پس برای تماس با افراد داخل شرکت از بستر داخلی که توسط خود مرکز تلفن فراهم می‌شود استفاده می‌شود ، بنابراین برای تماس با همکاران خود در شرکت هزینه‌ای پرداخت نخواهید کرد . همچنین برای ایجاد تماس با محیط خارج از شرکت نیز بسته به نیاز شرکت تعدادی خط تلفن ( مثلا ۵ خط مخابرات برای ۲۰ نفر ) به مرکز تلفن متصل می‌کنیم تا کاربران بتوانند با شماره گیری یک عدد مشخص از طریق مرکز تلفن به خطوط مخابرات وصل شوند و تماس خود را با خارج از شرکت برقرار کنند .

انواع مرکز تلفن یا PBX

حال که با کاربرد استفاده از یک مرکز تلفن در شرکت‌ها ، ادارات ، موسسات و …. آشنا شدید بهتر است به صورت خلاصه با انواع آن آشنا شویم . به طور کلی مراکز تلفن به دو دسته آنالوگ و ویپ (IP) تقسیم می‌شوند . دسته‌ی اول یا همان مراکز تلفنی آنالوگ نسل قدیمی مراکز تلفنی می‌باشند که ‌بسته به نوع و مدلی که دارند یک سری قابلیت‌های نسبتا ساده را برای کاربران فراهم می‌کنند . اما آن چیزی که در این مقاله قصد معرفی و بررسی آن را داریم مرکز تلفنی VOIP می‌باشد بنابراین پس از بررسی پاسخ سوال ” ویپ چیست ؟ “ به بررسی مزایای ویپ می‌پردازیم و برتری‌های آن را نسبت به سیستم‌های آنالوگ قدیمی مطرح می‌کنیم .

و اما VOIP چیست ؟

برای پاسخ سوال ” ویپ چیست ؟ ” بهتر است ابتدا معنی لغوی آن را بررسی نماییم . کلمه‌ی VOIP مخفف عبارت Voice Over Internet Protocol می‌باشد . همانطور که از اسم آن پیداست این مراکز تلفنی روی بستر IP یا به عبارت ساده‌تر شبکه‌های کامپیوتری راه اندازی می‌شوند . پس اولین مزیت VOIP نسبت به سیستم‌های آنالوگ این است که در صورتی که در یک سازمان ، شبکه بین کامپیوتر‌ها راه اندازی شده باشد ، برای راه اندازی VOIP نیاز به هیچگونه کابل‌کشی مجدد نمی‌باشد چرا که مرکز تلفن ویپ روی همان ساختار شبکه قابل پیاده‌سازی است و همین امر باعث کاهش هزینه راه اندازی ویپ می‌شود . علاوه بر این اگر کمی با سیستم‌های کامپیوتری آشنا باشید ، می‌دانید که هر وسیله‌ای که وارد دنیای دیجیتالی و شبکه (IP) بشود یعنی قابلیت گسترش و توسعه بینهایتی دارد . در ادامه به بررسی برخی پارامتر‌های مراکز تلفنی و پشتیبانی VOIP می‌پردازیم .

مزیت‌ها و کاربرد‌های VOIP چیست ؟

ما قبلا در مقاله‌ای به تفصیل به بررسی مزایا و کاربرد‌های VOIP پرداخته ایم ، ولی خالی از لطف نیست که اینجا هم کمی در مورد مزایای VOIP چند نمونه ذکرنماییم :

• امکان دسترسی از راه دور
• قابلیت گسترش و مقیاس پذیری
• پشتیبانی از فکس سرور نرم افزاری
• اتصال شعبات مختلف شرکت به یکدیگر
• استفاده از زیرساخت شبکه برای راه اندازی ویپ
• تنظیم قابلیت ضبط تماس به صورت کاملا انعطاف‌پذیر
• مدیریت متمرکز و آسان همراه با گزارش‌گیری پیشرفته
• ارتباط با انواع نرم افزار CRM جهت ساماندهی سیستم تلفنی و افزایش بهره‌وری شرکت
• تعریف داخلی‌ها به صورت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری ( روی موبایل و کامپیوتر‌ها )
• کاهش هزینه‌های شرکت به دلیل استفاده از بستر شبکه و عدم نیاز به کابل‌کشی مجدد
• ….

پیاده‌سازی سیستم تلفنی VOIP

همانطور که همه‌ی ما می‌دانیم در دنیای پیشرفته‌ی امروزی داشتن مشتریان وفادار که از خدمات کسب و کار شما راضی باشند یکی از مهم‌ترین اهداف هر سازمان است و آن چیزی که باعث جذب مشتری و ماندگاری آن در لیست خریداران محصول یا خدمات شما می‌شود کیفیت سرویس دهی شما به مشتریانتان می‌باشد . پس از بررسی پاسخ سوال ویپ چیست ؟ می‌توانیم به این نتیجه برسیم که یک سیستم تلفن گویا می‌تواند به افزایش بهره‌وری سازمان و بالا بردن کیفیت سرویس دهی به مشتریان کمک بزرگی کند . اگر شما هم در بازار رقابتی امروز به فکر ایجاد یک تحول در کسب و کارتان به کمک نصب و راه اندازی VOIP هستید ، می‌توانید با متخصصین شرکت VoiPing تماس گرفته و از مشاوره تخصصی و خدمات ما بهره‌مند شوید .

شروع به یادگیری VOIP

با توجه به مطالبی که در این مقاله ذکر شد می‌توان به این نتیجه رسید که در آینده‌ای نه چندان دور سیستم‌های تلفنی VOIP جای مراکز تلفنی آنالوگ قدیمی را خواهند گرفت و این تحول باعث می‌شود تا یادگیری و آموزش VOIP جایگاه ویژه‌ای در جوامع داشته باشد ، چرا که با گسترش این تکنولوژی قدرتمند همواره حضور متخصصین خبره برای توسعه و نگهداری از آن ضروری خواهد بود . اگر شما هم از علاقه‌مندان به یادگیری و توسعه مراکز تلفنی ویپ هستید ، می‌توانید با مراجعه به بخش آموزش ویپینگ از دوره‌های حضوری و ویدیو‌های آموزشی این شرکت بهره‌مند شوید .

می‌خواهیم به بررسی نحوه برآورد هزینه راه اندازی ویپ در یک سازمان به عنوان یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های یک کسب و کار‌ و نحوه کاهش هزینه‌های تلفنی سازمان به کمک سیستم‌های تلفنی VOIP بپردازیم .

مراکز تلفنی VOIP به دلیل قابلیت‌های بی‌نظیری که در اختیار کاربران قرار می‌دهند ، امروزه به عنوان یکی از نیاز‌های اصلی یک کسب و کار موفق شناخته می‌شوند و همانطور که می‌دانیم برآورد دقیق از هزینه‌‌های پیاده‌سازی آن ، اولین قدمی است که باید برای راه اندازی سیستم تلفنی ویپ در یک سازمان برداشته شود . پس برای آشنایی با نحوه برآورد و نقش VOIP در کاهش هزینه‌های تلفنی یک شرکت با ما همراه باشید .

تاثیر زیرساخت در کاهش هزینه راه اندازی ویپ

یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید برای برآورد هزینه راه اندازی VOIP در نظر بگیریم زیرساخت لازمه برای پیاده‌سازی انواع مراکز تلفنی می‌باشد . در راهکار‌های آنالوگ برای پیاده‌سازی یک مرکز تلفن باید بستر تلفن آنالوگ به صورت کاملا مجزا راه اندازی شود . این در حالی است که مراکز تلفنی ویپ می‌توانند روی بستر شبکه‌ کامپیوتری که در اغلب سازمان‌ها وجود دارد راه اندازی شود . که همین امر یکی از دلایلی است که موجب می‌شود هزینه راه اندازی ویپ نسبت به مراکز تلفنی آنالوگ کاهش یابد .‌ ما قبلا در مقالات مربوط به آموزش و پشتیبانی VOIP به تفصیل به این ویژگی پرداخته ایم .

مدیریت بر هزینه های راه اندازی VOIP

هنگامی که اقدام به راه اندازی یک مرکز تلفنی در سازمان خود می‌کنید باید بدانید که از میان تمامی تجهیزات یک مرکز تلفنی به چه قطعاتی برای راه اندازی اولیه نیازمند هستید . و این که آیا این قطعات می‌توانند در آینده پاسخگوی تغییرات و توسعه مرکز تلفنی شما باشند ؟

برای درک بهتر این موضوع به این مثال توجه کنید . فرض کنید در یک سازمان ۲۰ کاربر به تلفن داخلی نیاز دارند و ۳ خط شهری نیز برای مرکز تلفن در نظر گرفته شده است . این سازمان علاوه‌بر سیستم تلفن گویا به CID و ضبط مکالمه نیز برای بهبود کیفیت سیستم احتیاج دارد . این سازمان برای پیاده سازی این سناریو به صورت آنالوگ به یک سانترال TES824 ، کارت تلفن گویا ، سه کارت CID ، دستگاه ضبط مکالمه ، دو کارت اضافی برای سانترال و ۲۰ عدد تلفن احتیاج دارد . این در حالی است که اگر قرار باشد در آینده این تعداد داخلی به ۳۰ کاربر افزایش یابد ، این شرکت مجبور به تعویض سیستم تلفنی خود خواهد بود .

حال اگر قرار باشد از راهکار‌های VOIP (ویپ) برای این سازمان استفاده نماییم می‌توانیم با یک دستگاه Gateway و یک PC متوسط مرکز تلفنی مورد نظر را پیاده‌سازی نماییم و تلفن‌های کاربران را در مرحله‌ی اول به صورت نرم‌افزاری روی کامپیوتر آن‌ها نصب کنیم و تنها در مواردی که احتیاج داریم از تلفن‌های سخت‌افزاری مخصوص VOIP استفاده کنیم .

در این حالت با افزایش تعداد کاربران مشکلی ایجاد نخواهد شد و علاوه بر بهره‌مندی از امکانات بسیار جذاب مراکز تلفنی VOIP (ویپ) می‌توانیم مرکز تلفنی خود را در آینده متناسب با تغییرات و نیاز‌های سازمان خود گسترش دهیم .

همانطور که از مطالب فوق متوجه شدید ، تهیه و پیاده‌سازی یک مرکز تلفن VOIP به ما این امکان را می‌دهد تا هزینه‌های راه‌اندازی مرکز تلفن خود را به صورت کاملا انعطاف‌پذیر مدیریت کنیم و در آینده برای توسعه مرکز تلفن خود مشکلی نداشته باشیم .

برآورد هزینه های نصب و راه اندازی VOIP

حال می‌خواهیم هزینه راه اندازی VOIP (ویپ) را برای یک سازمان متوسط برآورد نماییم ،

• راه اندازی VOIP و هزینه تهیه گیتوی یا کارت برای خطوط شهری

  برای اتصال خطوط تلفن شهری به مرکز تلفن خود باید از گیتوی‌ها و یا کارت‌های تلفنی استفاده نمایید . در صورتی که ۴ خط شهری داشته‌ باشید ، هزینه خرید گیتوی یا کارت از حداقل قیمت ۱٫۵ میلیون تومان شروع می‌شود (البته در زمانی که من در حال نوشتن این مقاله هستم) . این مبلغ با داشتن ۸ خط شهری تا حدود ۳ میلیون تومان نیز افزایش می‌یابد . بدیهی است که تغییر برند و در نتیجه تغییر کیفیت ساخت گیتوی قیمت آن را تغییر خواهد داد . برای اطلاع از انواع کارت ها و گیتوی های VOIP و کارکرد آن‌ها می‌توانید به مقالات آموزش ویپ و نرم افزار CRM در سایت ما رجوع نمایید .

• هزینه تهیه سرور برای راه اندازی مرکز تلفنی VOIP

  تهیه یک سرور برای راه‌ اندازی مرکز تلفن ویپ ضروری می‌باشد . البته باید در نظر داشته باشید که معمولا در سازمان‌ها و ادارات سرور‌هایی برای اجرای سرویس‌های لازم درون شبکه به صورت مجازی‌سازی وجود دارند که می‌توان از آن‌ها برای ایجاد یک ماشین مجازی و نصب مرکز تلفن ویپ استفاده نمود . پس عملا تهیه سرور VOIP برای شما هیچ هزینه ای در بر نخواهد داشت .

• هزینه خرید تلفن‌های کاربران در فرآیند نصب و راه اندازی ویپ

  برای کاهش هزینه‌های راه اندازی VOIP می‌توانید در فاز اولیه راه اندازی از سافت‌فون‌ها یا تلفن‌های نرم‌افزاری استفاده نمایید که به صورت رایگان در دسترس می‌باشند . ولی در صورتی که قصد خرید تلفن‌های سخت افزاری یا IP PHONE را داشته باشید قیمت حدودی آن‌ها از مبلغ ۳۰۰ هزار تومان شروع می‌شود و با افزایش کیفیت برند و کارایی افزایش می‌یابد .

• هزینه راه اندازی ویپ در زیر ساخت تلفنی

  همانطور که ذکر شد مرکز تلفن ویپ از زیرساخت شبکه‌های کامپیوتری برای ارائه سرویس استفاده می‌نماید . بر خلاف مراکز تلفنی آنالوگ ، برای راه اندازی مرکز تلفن ویپ نیازی به راه اندازی زیرساخت مجزا نخواهید داشت ، که همین امر میزان هزینه راه اندازی ویپ را به میزان چشم‌گیری کاهش می‌دهد .

• هزینه نصب و راه اندازی VOIP

  هزینه راه اندازی مراکز تلفنی ویپ ، توسط سازمان‌ها و متخصصین بسیار متفاوت تعیین می‌شود ، تا جایی که برای تعیین قیمت می‌توان بازه‌ی ۱ تا ۱۰ میلیون تومان را در نظر گرفت . در ادامه به برخی از این پارامترها اشاره می‌کنیم :

1. سرویس‌ها و تنظیماتی که روی مراکز تلفنی راه اندازی می‌شود ( شامل ماژول‌ها و نرم‌افزار‌ها )
2. کیفیت راه اندازی مرکز تلفنی ( تامین امنیت مرکز تلفن ، راه اندازی اصولی مرکز تلفن و …. )
3. پشتیبانی ارائه شده توسط شرکت
4. تجربه و رزومه کاری سازمان
5. انصاف و اصول اخلاقی
6. بهترین CRM

همانطور که در لیست برآورد فوق مشاهده می‌نمایید ، با وجود امکانات فراوانی که مراکز تلفنی ویپ در اختیار شما قرار می‌دهند ، برای راه اندازی یک مرکز تلفنی VOIP پارامتر‌های گوناگونی را برای مدیریت و کاهش هزینه‌ها در اختیار دارید . این در حالی است که تهیه یک مرکز تلفن کاملا ابتدایی آنالوگ که تنها پاسخگوی نیاز‌های اولیه یک سازمان باشد ، بدون در نظر گرفتن گوشی‌های تلفن‌ ، زیرساخت تلفنی و هزینه نصب ، برای ۸ خط شهری و ۲۴ تلفن داخلی در این تاریخ حدود ۴ تا ۶ میلیون تومان خواهد بود !!

سازماندهی سیستم تلفنی و افزایش بهره‌وری سازمان به کمک VOIP

موضوع هزینه‌ها فقط به هزینه راه اندازی مرکز تلفن خلاصه نمی‌شود . یکی از نکاتی که یک شرکت باید در انتخاب مرکز تلفنی در نظر بگیرد این است که با توجه به هزینه‌ای که برای راه اندازی یک مرکز تلفن پرداخت می‌کند چه تغییراتی در هزینه‌های جاری شرکت ایجاد می‌شود ؟ و یا این که کدام راهکار می‌تواند علاوه بر رفع نیاز‌های تلفنی موجود ، کیفیت سرویس‌دهی و در نتیجه بهره‌وری سازمان را افزایش دهد ؟

در پاسخ به این سوال‌ها می‌توان سریعا سیستم تلفنی VOIP را معرفی نمود . همانطور که در مقاله ” ویپ چیست ؟ ” گفته شد به طور کلی مراکز تلفنی تحت شبکه به دلیل استفاده از تکنولوژی دیجیتال قابلیت‌های بی‌نظیری مانند ارسال پیام خوش‌آمد گویی ، ایجاد سیستم نظر‌سنجی از مشتری و …. را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که مجموع همه‌ی این قابلیت‌ها باعث افزایش کیفیت سرویس‌‎دهی و در نتیجه افزایش رضایت مشتری و درآمد خواهد شد . این در حالی است که مراکز تلفنی آنالوگ در بسیاری از موارد فقط می‌توانند نیاز‌های اولیه تلفنی یک سازمان را برطرف کنند .

کاهش هزینه‌های مخابراتی با راه اندازی VOIP

همانطور که در مقاله بررسی مزایا و امکانات ویپ مطرح شد ، هنگامی که در یک سازمان و یا بین شعبات از تجهیزات و ادوات داخلی شرکت برای تماس‌های داخلی بین همکاران استفاده می‌شود ، هزینه‌های تلفنی به صورت چشمگیری کاهش پیدا می‌کند . این روند در مرکز تلفن VOIP می‌تواند تاثیر قابل توجهی در کاهش هزینه‌های سازمان داشته باشد .

با توجه به نکاتی که در مورد هزینه راه اندازی VOIP (ویپ) در مقایسه با سیستم تلفنی آنالوگ مطرح شد و قابلیت‌هایی که در ازای پرداخت هزینه برای یک سیستم تلفنی VOIP به دست می‌آوریم می‌توان گفت در بسیاری از موارد راه اندازی یک مرکز تلفن VOIP می‌تواند انتخاب بسیار مناسبی برای پیاده‌سازی یک سیستم تلفنی باشد . این سیستم با توجه به قابلیت‌های بی‌نظیری که برای داخل و خارج از سازمان فراهم می‌کند و قابلیت مدیریت هزینه‌ای که در اختیار ما قرار می‌دهد بدون شک انتخاب اول و آخر خواهد بود .

شما عزیزان می‌توانید در صورت وجود هرگونه سوال و یا ابهام در مورد سیستم‌های تلفنی ویپ و هزینه‌های راه اندازی آن با ویپینگ تماس گرفته و سوالات خود را با متخصصین ما در میان بگذارید .

در این مقاله می‌خواهیم راه اندازی مرکز تماس و یا Call Center را به عنوان یک ابزار مهم و مدیریتی در سازمان‌ها و شرکت‌هایی که واحد پاسخ گویی حرفه‌ای به مشتریان دارند مورد بررسی قرار دهیم و ببینیم به راستی چه چیز باعث می‌شود از راه اندازی کال سنتر جامع و با کیفیت به عنوان یکی از مهم‌ترین قدم‌های افزایش بهره‌وری و بالا بردن راندمان یک سازمان در واحد پاسخ گویی به مشتریانش یاد شود . همچنین می‌خواهیم دلایل وجود قیمت‌ها و هزینه‌های گوناگون برای راه اندازی مرکز تماس را در یک سازمان بررسی نماییم تا تمامی ابهامات شما عزیزان در مورد هزینه راه اندازی مرکز تماس را برطرف نماییم . پس با ما همراه باشید .

منظور از راه اندازی مرکز تماس یا CALL CENTER چیست ؟

شاید بهتر باشد قبل از بررسی مزایا و هزینه ها ابتدا منظورمان از راه اندازی مرکز تماس را بررسی کنیم ! به طور خلاصه می‌توان گفت منظور از راه اندازی کال سنتر یعنی راه اندازی یک سرویسی که بتوانیم به کمک آن تمامی تماس‌های ورودی سازمان را از یک نقطه به صورت متمرکز مدیریت کنیم ، طوری که تمامی تماس‌های دریافتی با سرعت بالا و کیفیت مناسب توسط کارشناسان پاسخ داده شود . به عنوان مثال فرض کنید در یک شرکت می‌خواهیم سناریویی را راه اندازی کنیم تا بتوانیم به کمک آن تمامی تماس‌هایی که با کارشناسان فنی شرکت گرفته می‌شود در یک صف انتظار قرار گرفته و به نوبت به اپراتور‌های فنی متصل شوند . برای اجرای این سناریو باید با توجه به نیاز‌ها و توقع‌هایی که داریم یک Call Center با ویژگی‌های لازم را انتخاب کرده و پس از برآورد و بررسی هزینه های آن ، اقدام به راه اندازی آن نماییم .

مزایا و کاربرد‌های راه اندازی CALL CENTER

پس از این که مفهوم کلی راه اندازی Call Center در یک سازمان را متوجه شدیم می‌خواهیم ویژگی‌ها و مزایایی که یک مرکز تماس با کیفیت و استاندارد به سازمان یا کسب و کار ما اضافه می‌نماید را بررسی نماییم .

زمانی که شما به عنوان یک مشتری با یک سازمان تماس می‌گیرید اولین دیدی که شما نسبت به کیفیت سرویس‌دهی و خدمات آن سازمان پیدا می‌کنید نشات گرفته از کیفیت پاسخ‌گویی تلفنی اپراتور‌ها و کارشناسان آن سازمان خواهد بود . بنابراین برای آن شرکت بهتر است در زمان تماس ، مشتریان به جای روبه‌رویی با خطوط اشغال و سیستم تلفنی بی کیفیت ، با یک تلفن گویای دقیق رو به رو شده و سپس در یک صف انتظار هوشمند قرار گرفته تا به اولین اپراتور سازمان برای راهنمایی متصل شوند . پس با یک حساب و کتاب حدودی می‌توان گفت راه اندازی مرکز تماس با کیفیت ، باعث افزایش رضایت مشتری و افزایش رضایت مشتری ، باعث افزایش بهره‌وری شرکت خواهد شد .

مثالی که در بالا به آن اشاره کردیم تنها یکی از قابلیت‌های بی‌نظیر راه اندازی Call Center می‌باشد . در ادامه به برخی از مزیت‌ها و ویژگی‌هایی که با پیاده سازی آن در سازمان ایجا می‌شود اشاره می‌کنیم .

• عدم وجود خطوط اشغال در زمان تماس مشتریان
• افزایش سرعت پاسخ‌گویی به تماس‌های ورودی
• تقسیم تماس‌های ورودی به صورت خودکار بین کارشناسان سازمان
• قرارگیری مشتریان در صف انتظار موزیکال و اطلاع از مدت زمان حدودی انتظار
• تهیه گزارش از وضعیت پاسخ‌گویی کارشناسان سازمان به تماس‌های ورودی شرکت
• ….

خدمات ویپینگ برای راه اندازی مرکز تماس

و اما VoiPing چه خدماتی برای راه اندازی Call Center ارائه می‌دهد و مرکز تماس ارائه شده چه ویژگی‌هایی دارد ؟

همانطور که در ابتدای مقاله ذکر شد در ابتدای کار شما باید متناسب با نیاز‌های کسب و کارتان یک مرکز تماس مناسب برای پیاده سازی در سازمان خود انتخاب نمایید . اما ویژگی‌های یک مرکز تماس بی‌نظیر چیست ؟ و کال سنتر راه اندازی شده توسط ویپینگ کدام یک از این ویژگی‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد ؟

همانطور که ذکر شد یکی از اولین و مهم‌ترین دلایلی که باعث می‌شود یک شرکت اقدام به راه اندازی مرکز تماس کند ، جلب رضایت مشتری و ساماندهی تماس‌های دریافتی شرکت می‌باشد . از این رو شاید بتوان گفت یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک Call Center حرفه‌ای ، ارائه گزارشات دقیق و جامع از وضعیت فعلی سیستم پاسخ‌گویی شرکت می‌باشد .

شرکت ویپینگ یکی از برترین تامین کننده تجهیزات و ارائه کننده سرویس مرکز تماس می‌باشد ، مرکز تماس ارائه شده توسط گروه VoiPing دارای یک پنل تحت وب برای دسترسی راحت کاربران می‌باشد . شما توسط این پنل می‌توانید به تمامی گزارشات و تنظیماتی که می‌خواهید روی Call Center خود پیاده‌سازی نمایید دسترسی داشته باشید . برخی از ویژگی‌های موجود در مرکز تماس گروه ویپینگ که باعث توسعه سیستم تلفنی سازمان شما و در نتیجه بهبود کیفیت پاسخگویی شرکت می‌شود به شرح ذیل است :

• اتصال راحت به نرم افزار CRM موجود در شرکت
• معرفی کارشناس پاسخگو یا اعلام کد اپراتوری
• سیستم تماس گیر خودکار و ارسال پیامک صوتی
• ارائه انواع داشبورد‌های مدیریتی از تماس‌‎های ورودی
• ارائه انواع Wallboard‌ها برای وضعیت فعلی مرکز تماس
• راه اندازی مرکز تماس به صورت Pilot و رایگان برای تست امکانات موجود
• مدیریت تماس‌های بهمنی و شرایط بحران به صورت هوشمند و یا دستی
• ارائه انواع گزارشات لازم برای بررسی پارامتر‌ها و فاکتور‌های استاندارد مرکز تماس
• راه اندازی سیستم نظرسنجی مشتریان برای بررسی نحوه پاسخ‌گویی کارشناسان
• ارائه انواع گزارشات پرسنلی به جهت ممیزی عملکرد کارشناسان و اپراتور‌های مرکز تماس
• …

در زیر به بررسی برخی از فاکتور‌های استاندارد در مرکز تلفنی پویا میپردازیم .

میانگین مدت زمان انتظار تماس گیرندگان در صف انتظار

با این پارامتر می‌توانید متوجه شوید که مشتریان چه مدت زمانی را باید در صف انتظار سپری کنند تا کارشناسان شما پاسخ‌گوی آن‌ها باشند . این پارامتر به شما کمک می‌کند تا راندمان پاسخگویی مرکر تماس شرکت را اندازه‌گیری نمایید .

میانگین دفعات حل مشکل مشتری در اولین تماس

بهتر است مشتریان بتوانند با یکبار تماس یا سازمان شما پاسخ سوالات خود را گرفته و مشکل خود را حل کنند . این کار باعث می‌شود تا رضایت مشتریان از سازمان بالا برود .

میزان رضایت مشتریان از نحوه پاسخ‌گویی کارشناسان

به کمک نتیجه‌ی به دست آمده از ماژول نظرسنجی مرکز تماس شرکت ، شما می‌توانید میزان رضایت مشتریان خود را از نحوه پاسخ‌گویی هر کارشناس به دست آورید . این آمار به شما کمک می‌کند تا علاوه بر مدیریت نحوه پاسخ‌گویی کارشناسان ، مشکلات و نقاط ضعف کال سنتر شرکت خود را متوجه شوید .

آمار دقیق ترافیک تماس‌های ورودی

شما به کمک این پارامتر می‌توانید از نحوه توزیع ترافیک بین کارشناسان خود مطلع شوید و علاوه بر این برنامه ریزی دقیقی برای ساعات کاری با ترافیک تماس بالا داشته باشید .

مدیریت تماس‌های بهمنی

زمان وقوع تماس‌های بهمنی بهتر است از همه لحاظ آماده باشید . تعداد بسیار زیاد تماس‌های تلفنی در یک شرکت علاوه بر خستگی و فشار کاری روی کارشناسان ، نارضایتی مشتریان را نیز در پی دارد . بنابراین بهتر است قابلیت‌هایی را برای مدیریت چنین وضعیتی در نظر گرفته باشید .

وجود ربات تماس گیر خودکار در مرکز تماس ویپینگ

بله درست است ! شما باید علاوه بر تماس‌های ورودی سازمان خود ، از تماس‌های خروجی شرکت نیز برای به دست آوردن یک آمار دقیق از نحوه عملکرد ، میزان رضایت مشتری و …. استفاده نمایید . ربات‌های تماس گیر خودکار به شما کمک می‌کند تا با تماس با کاربران مورد نظر شما و اتصال آن‌ها به بخش‌های مختلفی مانند نظرسنجی‌ها ، تبلیغات و اطلاع رسانی‌ها و …. علاوه بر به دست آوردن یک آمار دقیق از عملکرد شرکت ، بهره‌وری سازمان خود را نیز افزایش دهید .

هزینه راه اندازی مرکز تماس

پس از این که با مفهوم و مزایای راه اندازی کال سنتر آشنا شدید ممکن است به فکر پیاده‌سازی این سرویس بی‌نظیر در سازمان خود افتاده باشد ، اما بدیهی است که قبل از هر اقدامی باید یک برآورد دقیق و کامل از هزینه راه اندازی مرکز تماس به دست آورید . بنابراین در اولین قدم باید ببینیم که دلایل وجود اختلاف قیمت در راه اندازی یک کال سنتر جامع و با کیفیت چیست ؟ و چگونه می‌توان به قیمت حقیقی و درست پیاده‌سازی این سرویس پی برد ؟

ویژگی‌های مرکز تماس

همانند بسیاری از محصولات مجازی و فیزیکی دیگر ، اولین پارامتری که باعث وجود اختلاف هزینه راه اندازی Call center می‌شود ، ویژگی‌های سیستم راه‌ اندازی شده می‌باشد . به عنوان مثال هنگامی که می‌خواهید اقدام به راه اندازی مرکز تماس کنید اگر به سرویس‌های ویژه‌ای مانند پیاده‌سازی نظرسنجی مشتریان ، معرفی یا اعلام کد اپراتور و …. احتیاج دارید قطعا باید برای پیاده‌سازی سناریوی مورد نظر خود هزینه بیشتری را پرداخت نمایید تا زمانی که صرفا به یک صف انتظار برای پاسخگویی مشتریان احتیاج دارید .

کیفیت قطعات سخت‌افزاری کال سنتر

به عنوان دومین پارامتر برای بررسی هزینه راه اندازی مرکز تماس نیز به کیفیت و برند سخت‌افزار اشاره نمود . وجود اختلاف قیمت بین قطعات و تجهیزات مشهور و با کیفیت نسبت به برند‌های میان‌رده بازار امری بدیهی می‌باشد .

پشتیبانی و خدمات پس از فروش Call Center

سومین پارامتری که می‌توان از آن برای پی‌بردن به علت اختلاف هزینه راه اندازی مرکز تماس استفاده نمود مسئله‌ی پشتیبانی و خدمات پس از فروش می‌باشد . از آنجایی که تلفن در یک سازمان همواره یکی از مهم‌ترین راه‌های ارتباط با مشتریان می‌باشد ، می‌توان گفت بروز اختلال در مرکز تماس ، هر قدر هم کوتاه می‌تواند به راندمان شرکت ضربه وارد کند . بنابراین همواره بهتر است موضوع پشتیبانی و خدمات پس از فروش را در هنگام راه اندازی کال سنتر جدی بگیریم .

امیدواریم که این مقاله توانسته باشد پاسخ‌گوی ابهامات و سوالات شما عزیزان باشد . در صورت وجود هرگونه سوال می‌توانید با کارشناسان شرکت VoiPing تماس گرفته و ابهامات و مشکلات خود را با پشتیبانی VOIP درمیان بگذارید .

پیش از اینها در مورد مزایای VOIP صحبت کرده بودیم . امروز به دلایل بیشتر برای مهاجرت از سیستم سانترال به VOIP می‌پردازیم .

با پیشرفت تکنولوژی روز ، بسیاری از سازمان‌ها در حال ارتقاء سیستم‌های ارتباطی خود هستند . جالب است بدانید که در ارتقاء ارتباطات مخابراتی ، بیشترین این ارتباطات از سیستم‌های قدیمی ، به voip ارتقا پیدا می‌کنند .

حال ۱۰ دلیل برای اینکه چرا باید سیستم قدیمی سازمان‌ها به voip ارتقاء یابد را بررسی می‌کنیم :

۱- با VOIP ، تحولی در جدول هزینه‌های تماس خود ایجاد کنید !

از آنجایی که با استفاده از voip ، برای برقراری تماس‌ها و ارسال داده‌ها ، از اینترنت استفاده می‌شود ، کلیه‌ی تماس‌های درون سازمانی و بین سازمان‌های دارنده‌ی voip کاملا” رایگان خواهد بود .

همینطور ارتباط تلفنی با سایر کشورها و سازمان‌هایی که voip دارند به صورت کاملا” رایگان برقرار می‌شود . در نتیجه هزینه‌های قبض تلفن سازمان‌ها به شدت کاهش می‌یابد و در نتیجه دیگر دغدغه‌ای بابت قبوض تلفن سازمان نخواهید داشت .

۲- نیازی به پرداخت هزینه بابت نگهداری از VOIP-PBX نیست !

در صورت استفاده از voip در محل سازمان ، هر‌گونه نگهداری از سیستم توسط خود سازمان انجام می‌شود . این تغییرات یا اضافه نمودن امکانات به سیستم نیازی به پرداخت هزینه‌ی اضافی نخواهد بود . حال فرض کنید بخواهید voip را بر بستر cloud دریافت نمایید ، در نتیجه اگر نیاز به تغییر یا پشتیبانی از سیستم داشته باشید ، ارائه دهنده سیستم ، آن تغییرات را انجام می‌دهد و سازمان ، بابت پشتیبانی و نگهداری مستلزم پرداخت هزینه است .

۳- بدون نیاز به تهیه‌ی سخت افزار جدید !

عموما” برای تغییر یا ارتقاء هر سیستمی به سیستم بهتر و بروز‌تر ، سازمان‌ها می‌بایست هزینه‌های گزافی پرداخت نمایند . اما جالب است بدانید اگر voip را از سرویس دهندگانی که خدمات را بر بستر voip ارائه می‌دهند تهیه کنید ، بابت هیچ‌گونه سخت‌افزاری نیاز به پرداخت نخواهد بود و شما تنها بابت دستگاه‌های تلفن گویا تحت شبکه هزینه پرداخت می‌کنید . از طرفی ساده‌ترین مدل‌ تلفن‌های تحت‌شبکه نیز تا حد کمی قابل ارتقاء از لحاظ نرم افزاری هستند که این باز از هزینه های شما می‌کاهد .

۴- ارسال اتوماتیک تماس های صوتی به ایمیل!

آیا تا به حال فکر کرده‌اید که زمان زیادی صرف مطالعه‌ی ایمیل ها می‌شود ؟ دیگر با voip تمامی پست‌ها ، تلفن‌ها و پیام‌های صوتی به ایمیل شما نیز ارسال می‌گردد و همیشه یک بانک اطلاعاتی مناسب و جامع از کلیه‌ی تماس‌ها خواهید داشت .

۵- دستگاه فکس را از روی میز خود جمع کنید !

سیستم فکس ممکن است قدیمی به نظر رسد اما برخی از کسب و کارها به آن نیاز دارند و نمی‌توان منکر این موضوع شد . دستگاه فکس ، خود نیاز به سرویس و نگهداری دارد و این مستلزم پرداخت هزینه است . همینطور برای ارسال و دریافت فکس ، کاغذ زیادی مصرف خواهد شد . جالب است بدانید با voip ، شما دستگاه فکس نیز خواهید داشت . با استفاده از فکس دیجیتالی ، کلیه‌ی فکس‌ها از طریق کامپیوتر و بدون مصرف کاغذ انجام خواهد گرفت .

۶- یکپارچه سازی صداها در تمامی نرم افزار های سازمان

ممکن است در بخش‌های مختلف سازمان‌ از نرم‌افزار‌های مختلفی با قابلیت‌های متفاوت استفاده شود (مثل سیستم‌های پیجر و نرم‌افزار‌های خاص برخی از سازمان‌ها ). با توجه به‌اینکه voip علاوه بر اتصال به شبکه ، قابلیت اتصال به اینترنت را نیز دارد ، بسیاری از قابلیت‌ها و امکانات را ، می‌توان بین آن و دیگر نرم افزارها به اشتراک گذاشت . مثلا” در بخش بازاریابی و فروش می‌توان برنامه‌های نرم افزار CRM را با VOIPارتباط داد و بسیاری از فراخوان‌های سازمان برای مشتریان را با استفاده از VOIP انجام داد .

۷- مطمئن باشید رضایتمندی مشتریان به حداکثر می‌رسد !

مسلما هیچ یک از ما دوست نداریم تا حین تماس ، پشت خط بمانیم و یا تماس ما بین بخش‌های مختلف سازمان انتقال یابد . این موضوع علاوه بر وقت گیر بودن برای کارمندان سازمان‌ها ، مشتریان را خسته و کلافه می‌کند . برای برطرف نمودن این‌گونه مسائل ، سیستم‌های IVR بوجود آمده‌اند . اما تهیه‌ی این سیستم ممکن است گاها” بسیار هزینه‌بر باشد ! حال خوب است بدانید که پشتیبانی VOIP با کمترین هزینه‌ی ممکن ، کار سیستم IVR را انجام می‌دهد و تماس‌های ورودی در ابتدا به اپراتور گویا وصل شده و با شماره گیری توسط تماس گیرنده ، او به بخش یا دپارتمان مورد نظر وصل می‌شود . حتی اگر تماس گیرنده شماره داخلی بخش مورد نظر در سازمان را بداند دیگر نیازی نیست تا منتظر تلفن گویا باشد ! کافیست پس از شماره‌گیری شماره سازمان و برقراری ارتباط اولیه ، با شماره‌گیری داخلی مورد نظر به بخش مربوطه متصل شود .

۸- برای راه‌اندازی VOIP نگران صرف زمان طولانی نباشید !

زمانبر بودن راه‌اندازی بسیاری از تکنولوژی‌ها باعث می‌شود تا سازمان‌ها از آن تکنولوژی صرف نظر کنند ! جالب است بدانید برای ارتقاء سیستم سازمان به HOSTED VOIP ( سرویسی که توسط سرویس‌دهندگان ارائه می‌شود ) فقط نیاز به چند ساعت یا حداکثر یکی دو روز می‌باشد . این تکنولوژی به‌قدری پیشرفته است که حتی تکنسینی به سازمان شما مراجعه نخواهد کرد و فقط کافیست پس از انجام مراحل لازم توسط سرویس‌دهنده ، تلفن تحت شبکه در سازمان به سیستم متصل شده و پس از آن ، از دریای امکانات ویپ استفاده کنید .

۹- با امکانات VOIP ، کسب و کار خود را به روز کنید

بسیاری از افراد در طی روز از دستگاه‌های مختلفی مثل تلفن‌همراه ، تلفن‌ محل‌کار ، لپ‌تاپ و … استفاده می‌کنند . هر کاربر می‌تواند سیستم را به گونه‌ای تنظیم کند که در هرجا و هر‌نقطه در دسترس باشد و کلیه‌ی تماس‌ها به او وصل شود و همینطور از امکانات پیشرفته‌ای مثل پیام‌صوتی ، انتقال تماس اتوماتیک ، تماس گروهی و … استفاده نماید . این امکاناتی است که بیشتر ارائه دهندگان سرویس VOIP در سرویس‌های خود ارائه می‌دهند .

۱۰- نیاز به پرداخت هیچ هزینه اضافه‌‌‌‌‌‌‌ ای نیست !

با استفاده از سیستم تلفن‌های سنتی در ابتدا نیاز است تا تعداد خطوط تلفنی مورد نیاز را مشخص نمایید . معمولا” بیشتر سازمان‌ها برآوردشان بیش از نیاز واقعیشان است و به همین دلیل آنان هزینه‌ای مازاد ، بابت خدماتی که به آن نیاز ندارند می‌پردازند . یکی دیگر از شگفتی های VOIP این است که خطوط آن به سرعت می توانند تامین شوند و این امر نیز زمانبر نخواهد بود ! از جمله مزایای VOIP این است که شما با اطمینان ، تنها بابت خدماتی که در حال دریافت هستید هزینه می‌پردازید و هزینه ای بیهوده نخواهید پرداخت .

آنچه در بالا گفتیم ، تنها دلایلی نیستند که شما باید سیستم تلفن سنتی (سانترال) را به VOIP ارتقاء دهید ! با VOIP شما از مزیت‌های بیشماری بهرمند خواهید شد ، اما بدانید سیستم سازمان هرچه سریعتر به VOIP ارتقاء یابد ، سازمان زودتر از مزایای آن بهره‌مند خواهد شد و درواقع سازمان با استفاده از VOIP ، از جدیدترین و به روز‌ترین تکنولوژی دنیا در حال استفاده است .

این را به خاطر بسپارید که VOIP آینده است و شما نباید از آینده جا بمانید …